Papier-, Büro- und Schreibwarenhandel im Wandel: Fachhandel unter Druck, Onlinegeschäft wächst

„Es ist kein Geheimnis, dass sich der gesamte Einzelhandel in einem Strukturwandel befindet und der Papierfachhandel besonders betroffen ist. Leicht positiv stimmt uns aber, dass die Zahl der Schließungen zuletzt leicht rückläufig war und die Branche den Großteil des Transformationsprozesses bereits hinter sich hat“, kommentiert Andreas Auer, Obmann des Bundesgremiums Papier- und Spielwarenhandel in der Wirtschaftskammer Österreich (WKÖ), die Ergebnisse einer aktuellen Branchenstudie, die heute im Rahmen eines Pressegesprächs vorgestellt wurde. Rechtzeitig vor Schulbeginn, der Hochsaison für den Papier-, Büro- und Schreibwarenhandel (PBS-Handel), gibt es somit alle Zahlen, Daten und Fakten zur Branche.

Das Institut für Österreichs Wirtschaft (iföw), das den Gesamtmarkt im PBS-Handel im Auftrag des Bundesgremiums analysierte, nahm sowohl den Facheinzel- als auch Großhandel, den Onlinehandel sowie sogenannte branchenfremde Konkurrenz unter die Lupe. Bei der Letzteren handelt es sich zum Beispiel um den Lebensmitteleinzelhandel oder Drogeriehandel, wo Teilsortimente saisonal eine wichtige Rolle spielen. „Dabei zeigt sich, dass der Facheinzel- und Fachgroßhandel kontinuierlich Marktanteile verlieren, eine große Dynamik im Onlinehandel herrscht und auch die branchenfremde Konkurrenz sehr stark ist“, so Studienautor und iföw-Institutsleiter Peter Voithofer. „Das Sortiment ist somit für viele Anbieter attraktiv. Das bedeutet gleichzeitig, dass Facheinzelhändler ebenfalls den Einstieg in weitere Teilsortimente abseits von PBS zu prüfen haben werden, dies in Abhängigkeit vom Unternehmensstandort und der bestehenden Spezialisierung.“

Zahl der Unternehmen im PBS-Einzelhandel gesunken

Dennoch kann sich der PBS-Einzelhandel im schwierigen Umfeld weiter behaupten und hat immerhin einen Marktanteil von rund 50 Prozent. Der PBS-Einzelhandel besteht überwiegend aus Kleinstunternehmen mit maximal 5 Beschäftigten. Er umfasste zuletzt 372 Unternehmen mit insgesamt 3.338 Mitarbeitenden und einem Umsatz von rund 500 Millionen Euro. Im Zeitverlauf zeigt sich jedoch, dass die Zahl der Unternehmen rückläufig ist: Seit 2008 sank sie um rund 31 Prozent, allein seit 2021 betrug der Rückgang 11 Prozent.

Andererseits bedeutet dies für die weiterhin bestehenden Unternehmen, dass durch das Ausscheiden von Marktteilnehmer:innen die durchschnittliche Betriebsgröße (gemessen in Umsatz) steigt; die aktuell notwendige Basis der wirtschaftlichen Tragfähigkeit wird häufiger erreicht.

In den letzten beiden Jahren ging die Schließungsquote etwas zurück: Betrug diese 2022 noch 26 Prozent, waren es 2025 nur noch 6 Prozent. In Zahlen heißt das, dass im Vorjahr 30 Unternehmen im Bereich PBS-Einzelhandel aufgaben.

Weniger Unternehmen auch im Großhandel

Im PBS-Fachgroßhandel waren 2024, dem aktuellsten verfügbaren Jahr, insgesamt 187 Unternehmen mit 1.216 Beschäftigten und einem Umsatz von rund 743 Millionen Euro erfasst. Gegenüber 2008 ist die Zahl der PBS-Großhandelsunternehmen um rund 22 Prozent gesunken.

Der Onlinehandel hat hingegen an Bedeutung gewonnen: Zwischen 2017 und 2025 stieg der Onlineumsatz im PBS-Bereich um rund 90 Prozent und erreichte im Vorjahr rund 280 Millionen Euro, wie Analysen der EDCB zeigen.

Volumen des Gesamtmarktes bei rund 1,02 Milliarden Euro netto

Insgesamt – stationär und online - beläuft sich das geschätzte B2C-Marktvolumen im Papier-, Büro- und Schreibwarenbereich auf rund 1,02 Milliarden Euro netto. Rund die Hälfte entfällt auf den Facheinzelhandel, etwa 20 Prozent auf den Onlinehandel und rund 30 Prozent auf branchenfremde Anbieter. Hinzu kommen marktführende Unternehmen mit einem großen Filialnetz, die PBS-Produkte als Teil ihres Sortiments anbieten, etwa der Buchhandel.

Im Zeitvergleich zeigt sich für die Jahre 2022 bis 2024 ein leicht rückläufiges Marktvolumen. 2025 kam es hingegen wieder zu einem Anstieg, der allerdings ausschließlich auf das Onlinegeschäft zurückzuführen ist. Für Handelsforscher Voithofer ergibt sich daraus, „dass die konsequente Nutzung digitaler Vertriebskanäle kein Add-on ist, sondern eine strukturelle Notwendigkeit“. Außerdem zeigt die Studie, dass vor allem jene erfolgreich sind, die sich stark spezialisieren sowie das Sortiment um Segmente mit Zusatznutzen erweitern. Etwa seien Geschenkartikel ein wachsendes Segment. Eine potenziell steigende Kundengruppe sind Student:innen, aber auch die stetig wachsende Anzahl der Einpersonenunternehmen und Kleinstbetriebe.

Faire Wettbewerbsbedingungen und Stopp zusätzlicher Belastungen nötig

Branchensprecher Andreas Auer stimmt zudem vorsichtig optimistisch, „dass das Sortiment offenbar ein sehr interessantes ist. Ansonsten würden es gerade rund um den Schulstart nicht so viele branchenfremde Unternehmen anbieten“. Dennoch sprechen die Daten und Fakten eine klare Sprache: „Die Lage der Branche ist nach wie vor sehr herausfordernd, auch wenn ein Großteil des Konsolidierungsprozesses abgeschlossen ist. Aus diesem Grund darf es keinerlei neue Belastungen geben.“ Auch solche, die vor allem den Onlinebereich betreffen, seien dringend abzuwenden. „Das heißt, die Verpackungsverordnung der EU ist ebenso dringend zu überarbeiten wie die österreichische Paketsteuer“, fordert Auer.

Zusätzlich müssen die Rahmenbedingungen so sein, dass der PBS-Handel faire Wettbewerbsbedingungen vorfindet. „Egal ob es sich um stationäre Papierhandelsgeschäfte oder Plattformen wie Temu und Shein handelt: Für alle, die europäische Kundinnen und Kunden beliefern, müssen dieselben Spielregeln gelten“, so der Obmann des Bundesgremiums abschließend. (PWK400/DFS)