Ärztliche Ausbildungsplanung: Fraunhofer Austria und rotable sparen Krankenhäusern bis zu 98 % Planungszeit

In österreichischen Krankenhäusern muss laufend entschieden werden, welche Ärztin oder welcher Arzt in Ausbildung in welchem Monat auf welcher Abteilung arbeitet – oft für die nächsten sechs Jahre im Voraus. Dabei müssen gesetzliche Vorgaben zu Ausbildungsinhalten und -dauer, freie Dienstposten und persönliche Umstände wie Karenz, Teilzeit oder Krankheit gleichzeitig passen.

Bisher wurde dieser Plan meist von Hand erstellt. Das kostete enorm viel Zeit: Laut einer Umfrage waren es im Schnitt über 150 Stunden pro Woche in den befragten Krankenhausgruppen – zur Hälfte geleistet von Oberärztinnen und Oberärzten. Zeit, die dann bei der Behandlung von Patientinnen und Patienten fehlte.

Fairness gehörte bisher nicht zum Plan

Alexander Gaal, der dazu an der TU Wien seine Doktorarbeit schrieb, entdeckte noch ein zweites Problem: Fairness spielte bei der Planung bisher keine Rolle. „Stehmonate“ – Monate ohne Zuteilung zu einer Abteilung – wurden oft ungleich verteilt, persönliche Wünsche nicht bei allen gleich berücksichtigt. Ob ein Plan gerecht war, prüfte bisher niemand systematisch.

„Die Rotationsplanung in der ärztlichen Ausbildung ist ein hochkomplexes Optimierungsproblem, bei dem gesetzliche Vorgaben, verfügbare Ausbildungsstellen, individuelle Ausbildungswege und persönliche Präferenzen gleichzeitig berücksichtigt werden müssen“, beschreibt Alexander Gaal die Herausforderung. „Uns war wichtig, dass Fairness dabei kein Zufall bleibt, sondern von Anfang an mitgeplant wird.“

Um herauszufinden, was Betroffene als fair empfinden, befragte Gaal Planerinnen und Planer sowie Ärztinnen und Ärzte in Ausbildung. Die Erkenntnisse flossen direkt in die neue Methode ein.

Intelligente Optimierung statt Handarbeit

Die neue Methode kombiniert mehrere heuristische Optimierungsverfahren, weil klassische, exakte Rechenverfahren bei so vielen Einflussfaktoren schnell an ihre Grenzen stoßen. So lassen sich auch sehr große, komplexe Pläne in kurzer Zeit erstellen – und mehrere Ziele gleichzeitig berücksichtigen.

Getestet an echten Krankenhäusern

Die Methode wurde an drei realen Fällen österreichischer Krankenhäuser geprüft: vom einzelnen Haus mit wenigen Personen bis zur Gruppe von sieben Krankenhäusern mit knapp 400 Ärztinnen und Ärzten in Ausbildung und über 5.600 zu verplanenden Monaten. Das Ergebnis war überall dasselbe: bessere Pläne, mehr Fairness, weniger Zeitaufwand. Der Planungsaufwand sank um bis zu 98 Prozent. Auch Stehmonate, kurze Einmonats-Zuteilungen und ignorierte Wünsche wurden seltener, die Belastung wurde gerechter verteilt.

Von der Forschung direkt in den Spitalsalltag

Die Forschung entstand in einem gemeinsamen Projekt mit rotable technologies GmbH. Das Unternehmen entwickelt digitale Lösungen für die Planung der ärztlichen Ausbildung und hat die neuen Erkenntnisse bereits in seine Planungsplattform eingebaut. Damit lassen sich komplexe Rotationspläne heute automatisiert erstellen – unter Berücksichtigung aller rechtlichen, organisatorischen und persönlichen Anforderungen. Erste Krankenhäuser in Österreich und Deutschland nutzen sie bereits.

„Die Zusammenarbeit mit Fraunhofer Austria hat uns ermöglicht, diese Komplexität auch wissenschaftlich zu untersuchen und neue Optimierungsansätze für die Praxis zu entwickeln“, sagt Lisa Holzgruber, Geschäftsführerin der rotable technologies GmbH.

Weitere Informationen: www.rotable.de