Arbeitnehmer:innenveranlagung leicht gemacht

Von Telearbeit bis zu steuerfreien Arbeitgebendenzuschüssen: Wer 2025 seine Steuer optimal nutzen will, sollte die aktuellen Regelungen im Blick haben. BDO Steuerexpertin Julia Mäder, LL.M. erklärt, wie Sie Ihre Arbeitnehmer:innenveranlagung optimal gestalten.

„Neu ist die Ausweitung von Home Office zur ortsungebundenen Telearbeit, wodurch auch für das Arbeiten außerhalb der eigenen Wohnung, z.B. im Kaffeehaus oder in Co-Working-Spaces, eine steuerbegünstigte Gewährung eines Telearbeitspauschales möglich ist“, erklärt Julia Mäder, Managerin bei BDO sowie Expertin für Arbeits-, Sozialversicherungs- und Lohnsteuerrecht. Zahlungen des:der Arbeitgeber:in zur Abgeltung von Mehrkosten der Telearbeit werden auch für 2025 bis zu EUR 300 pro Jahr (maximal EUR 3 pro Tag für höchstens 100 Telearbeitstage) nicht besteuert. Bleibt die Zuwendung unter EUR 3 pro Telearbeitstag wird die Differenz automatisch als Werbungskosten berücksichtigt, sofern keine Ausgaben für ein steuerlich anerkanntes Arbeitszimmer geltend gemacht werden. „Die Anzahl der Telearbeitstage und die Höhe des Pauschales werden aus dem Gehaltszettel übernommen und müssen nicht gesondert angegeben werden“, erklärt die Expertin.

Kosten für ergonomisches Mobiliar können aber auch 2025 nur für einen in der Wohnung eingerichteten Arbeitsplatz in Höhe von bis zu EUR 300 abgesetzt werden (Voraussetzung: min. 26 Telearbeitstage). In der Arbeitnehmer:innenveranlagung sind die Ausgaben im Kalenderjahr 2025 in voller Höhe anzugeben. Wird der Betrag von EUR 300 überschritten, erfolgt automatisch ein Vortrag ins Jahr 2026, wenn Sie auch in diesem Jahr 26 Tage oder mehr von zu Hause aus oder einer anderen Telearbeitsörtlichkeit tätig sind. Umgekehrt dürfen Überschreitungen aus dem Jahr 2024 nun 2025 nicht mehr angegeben werden, da sie automatisch vorgetragen wurden.

Was kann abgesetzt werden?

Innerhalb von fünf Jahren kann jederzeit eine Veranlagung beantragt werden (am 31.12.2025 endet also die Frist für 2020). Diese ist vor allem dann sinnvoll, wenn Sie zeitweise arbeitslos waren oder Kosten angefallen sind, die steuermildernd geltend gemacht werden können. Grundsätzlich können Sie Werbungskosten (z.B. Fortbildungs-, Ausbildungs- und Umschulungskosten), Sonderausgaben (z.B. Spenden, freiwillige Weiterversicherung in der Pensionsversicherung oder Steuerberatungskosten) sowie außergewöhnliche Belastungen (Krankheitskosten, die den Selbstbehalt übersteigen, Kosten infolge von Behinderungen, Katastrophenschäden oder für die auswärtige Berufsausbildung der Kinder) steuerlich absetzen. Zudem können diverse Absetzbeträge - wie z.B. Unterhaltsabsetzbetrag oder Familienbonus Plus – geltend gemacht werden.

„Dabei sollte unbedingt beachtet werden, dass Werbungskosten, Sonderausgaben oder außergewöhnliche Belastungen bis zum 31.12.2025 bezahlt werden müssen, um in der Arbeitnehmer:innenveranlagung 2025 abgesetzt werden zu können“, betont Julia Mäder.

Wer muss eine Veranlagung machen?

Eine Arbeitnehmer:innenveranlagung ist verpflichtend durchzuführen, wenn das zu versteuernde Jahreseinkommen 2025 mehr als EUR 14.448 beträgt und Sie z.B. andere Einkünfte von mehr als EUR 730 erzielt haben. Auch wenn Sie in einem Kalenderjahr zumindest zwei oder mehrere lohnsteuerpflichtige Einkünfte gleichzeitig bezogen haben, ist die Veranlagung obligatorisch. Dies trifft auch zu, wenn Sie im Kalenderjahr 2025 mehr als EUR 1.000 Mitarbeiter:innenprämie oder insgesamt mehr als EUR 3.000 Mitarbeiter:innenprämie und Gewinnbeteiligung, z.B. von mehreren Arbeitgeber:innen, steuerfrei erhalten haben.

Wann erfolgt die Veranlagung „automatisch“?

Wenn Sie bis zum 30.6. keine Arbeitnehmer:innenveranlagung für das Vorjahr einreichen und im Vorjahr ausschließlich lohnsteuerpflichtige Einkünfte erzielt haben, nimmt das Finanzamt eine sog. antragslose Arbeitnehmer:innenveranlagung vor. Ist nach zwei Jahren keine freiwillige Steuerveranlagung erfolgt, wird zu viel einbehaltene Lohnsteuer automatisch refundiert. Dies wäre also der Fall, wenn Sie bis 31.12.2025 noch keine Steuerveranlagung für das Jahr 2023 eingereicht haben. Dies geschieht grundsätzlich auch in jenen Fällen, in denen eigentlich eine Pflichtveranlagung hätte durchgeführt werden müssen.