20 Minuten für eine Visitenkartenbestellung: Firmen verschwenden Zeit mit Kleinkram

Utl.: Neue Studie: Jedes zweite Unternehmen verbraucht mehr als 20
Minuten Arbeitszeit für die Beschaffung von Visitenkarten –
und zwar pro Name. Als Problem wird das aber selten gesehen. =

Wien/Berlin/Bern (OTS) - Wie werden Visitenkarten in großen und
mittleren Firmen beschafft? Dazu befragte das FOCUS Institut 100
Unternehmen in Deutschland, Österreich und der Schweiz.

Ein markantes Ergebnis: Der Zeitaufwand für die kleinen Kärtchen ist
riesengroß. Pro Sorte wendet jedes zweite Unternehmen mehr als 20
Minuten Arbeitszeit auf. 5 Minuten investiert der einzelne
Bedarfsträger, weitere 15 Minuten gehen für das zentrale Sammeln,
Weiterleiten, Bestellen, Korrigieren und Freigeben drauf.

Interne Kosten ab 10 Euro pro Sorte

"Ein erschreckend hoher Aufwand", meint Kurt Egger, Geschäftsführer
des Visitenkartenanbieters www.prinux.com, der die Studie in Auftrag
gegeben hat. "Schon bei einem Stundensatz von 30 Euro bedeutet das
interne Beschaffungskosten von 10 Euro pro Visitenkartensorte."

Sammelbestellungen und E-Mails als Zeitfresser

Wie kommen die 20 Minuten Arbeitszeit zustande? Die Studie liefert
dazu mehrere Hinweise:

Rund zwei Drittel der Firmen bestellen ihre Visitenkarten nicht beim
Spezialisten, sondern bei klassischen Druckereien. Diese jedoch
können einzelne Kleinstaufträge kaum zu erträglichen Kosten
produzieren, daher gibt es Sammelbestellungen: 39 % der Firmen ordern
in fixen Zeitabständen, 38 % warten, bis eine bestimmte Menge
zusammenkommt - mit entsprechend hohem internem Koordinationsaufwand
und langen Wartezeiten.

Druckereien, die nicht auf Visitenkarten spezialisiert sind, stellen
dafür meist auch keine optimierten Tools zur Verfügung. Statt dessen
läuft die Kommunikation per E-Mail - ein weiterer Zeitfresser,
insbesondere bei Korrekturen und Freigaben.

90 % Zeitersparnis

Lösungen, um die Abläufe zu beschleunigen, werden am häufigsten bei
Unternehmen ab 1.000 Mitarbeitern eingesetzt: Immerhin 38 % der
Großen bestellen bei Online-Anbietern.

"Der Trend geht also schon in Richtung Spezialisten - es gibt aber
noch bei vielen Firmen Optimierungsbedarf", resümiert
prinux-Geschäftsführer Kurt Egger und verweist auf die Vorteile
webbasierter Bestellplattformen: "Da braucht man oft keine zwei
Minuten pro Sorte." 90 % der Arbeitszeit sei somit einzusparen,
rechnet Egger vor, also 9 Euro oder mehr.

Einsparpotenzial nicht bewusst

Noch scheint vielen Unternehmen dieses Einsparpotenzial aber wenig
bewusst zu sein. Mit dem aktuellen Beschaffungsweg für Visitenkarten
sind die Befragten nämlich überaus zufrieden (Mittelwert: 8,9 auf
einer 10-teiligen Skala). "Viele lieben die gewohnten Abläufe und
nehmen die Zeitverschwendung mit Sammelbestellungen, E-Mail und Co in
Kauf", meint Kurt Egger.

Online-Anbieter mit optimierten Prozessen für Geschäftsdrucksachen
haben also noch viel Überzeugungsarbeit zu leisten. Egger ist aber
optimistisch: "Gerade beim so genannten Kleinkram wie Visitenkarten
müssen die Abläufe passen, sonst kostet der Bestellvorgang mehr als
das Produkt selbst. Ich bin aber sicher, dass früher oder später
jedes Unternehmen für effiziente Beschaffungsvorgänge zu begeistern
ist."

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