Schlendrian im Büro - Studie belegt 30 Prozent Verschwendung in der Administration

Wien (OTS) - Fast dreißig Prozent Verschwendung der Arbeitszeit in
der Administration hat die Studie "Lean Office 2010" der Fraunhofer
Austria und des Stuttgarter Fraunhofer-Institut für
Produktionsplanung und Automatisierung, IPA bei Produktions- und
Dienstleistungsunternehmen aufgedeckt. Warum und wie dieses Defizit
als Chance zur Produktivitätssteigerung verstanden werden kann,
erklärt die neu vorgelegte Fraunhofer-Studie.

Wie schlank sind europäische Unternehmen in der Administration
wirklich? Was wurde schon geleistet? Das waren die Kernfragen einer
von der Fraunhofer Austria und dem Fraunhofer-Institut für
Produktionstechnik und Automatisierung IPA durchgeführten Studie.
Über 350 Unternehmen aus Österreich, Deutschland, der Schweiz und den
angrenzenden CEE-Staaten haben sich an der Studie mit beeindruckenden
Ergebnissen beteiligt: Nicht nur ihre eigene Einschätzung der
Produktivität und Effizienz auch die daraus ableitbaren Chancen zu
Einsparungen und Produktivitätssteigerung in der Administration
zeigen hohen Handlungsbedarf.

Studienergebnis mit Signalwirkung

Befragt wurden sowohl Produktions- als auch
Dienstleistungsunternehmen. Sie beantworteten online Fragen über
quantitative Kennzahlen (Anteil der Verschwendung,
Produktivitätssteigerung, etc.) und nahmen Stellung zu qualitativen
Einschätzungen (Unternehmenskultur, Vorgehensweise bei
Verbesserungsmaßnahmen, etc.). Auf Basis dieser Antworten wurden über
2.000 multivariate Auswertungen durchgeführt, um Abhängigkeiten zu
erkennen. Die Studienergebnisse zeigen große Potenziale auf:

- 27% der reinen Arbeitszeit - so schätzen die Unternehmen - 
   beträgt der durchschnittliche Anteil an Verschwendung.
 - Das größte Optimierungspotenzial liegt mit einem Anteil von 55% 
   in der Verbesserung von schlecht abgestimmten Prozessen.
 - Im Schnitt wurden in den vergangenen drei Jahren 
   Produktivitätssteigerungen von 9% in der Administration erreicht. 
   In der Produktion hingegen waren es 15%.
 - Mehr als die Hälfte der teilnehmenden Unternehmen sind 
   Nachzügler und befassen sich noch nicht bzw. seit weniger als 
   einem Jahr mit einer systematischen Verbesserung ihrer 
   Administration; mit signifikanten Auswirkungen. Ihre 
   durchschnittliche Produktivitätssteigerung von sechs Prozent ist 
   nicht einmal halb so hoch, wie die der befragten Top-Unternehmen.

"Erfolgreiche Unternehmen machen es doch vor:
Produktivitätssteigerungen in der Administration von mehr als
fünfzehn Prozent innerhalb von drei Jahren sind gut machbar,"
kommentiert Felix Meizer, Leiter Prozessoptimierung bei Fraunhofer
Austria dieses Ergebnis. "Das bedeutet, fünfzehn Prozent freie
Kapazitäten für produktive Tätigkeiten, für Verbesserung im
Kundenservice, für Weiterentwicklung oder Innovationen." Eine
interessante Quote vor dem Hintergrund aktuell harter
Wettbewerbsbedingungen.

Studienergebnis mit Zukunftscharakter

Das größte Produktivitätspotenzial sehen die Studienteilnehmer
zwar in der Administration, obgleich aktuell eher
Verbesserungsmaßnahmen auf der Produktionsseite durchgeführt werden.
Daher sind Erfolgsrezepte und methodische Ansätze zur Optimierung der
Administrationsprozesse unbedingt erforderlich. Die
Fraunhofer-Projekterfahrung zeigt: Nur mit einer zielgerichteten,
methodischen Unterstützung kann die Lücke zwischen erkanntem und
tatsächlich realisiertem Potenzial geschlossen werden.

Die erfolgreiche Umsetzung von Lean Administration verlangt eine
systematische Vorgehensweise. Beispielsweise verfügen Top-Performer
(Produktivitätsentwicklung deutlich über 15% und hohem
Umsetzungserfolg der Lean Aktivitäten) mit 63,4% deutlich häufiger
über Kennzahlen, die Aussagen über die Höhe des Outputs (Termin,
Menge, etc.) zulassen und Engpässe aufzeigen als Nachzügler mit
33,3%. Bei Unternehmen mit besonders erfolgreichen
Verbesserungsaktivitäten werden die Mitarbeiter stark in die
Lösungsfindung mit eingebunden (82,9%; aber nur für 49,0% der
Nachzügler zutreffend) und Probleme methodisch angegangen.
Überdurchschnittlich erfolgreiche Unternehmen setzen bevorzugt auf
eigenständige Programme als festen Bestandteil der
Unternehmensentwicklung als auf Einzelmaßnahmen und spielen gezielt
Ressourcen für die Umsetzung frei. Veränderungen werden nur dann im
Unternehmen nachhaltig verankert, wenn sie auch vom Management
unterstützt werden (zutreffend für 97,3%) und sie damit in die
Unternehmenskultur einfließen können.

Bestätigung der Erfahrungen aus erster Hand

Fraunhofer begleitet seit Jahren Unternehmen bei
Effizienzsteigerungsinitiativen in der Administration und
fertigungsnahen Bereichen. "In der Praxis zeigt sich, dass viele
Unternehmen das Potenzial in den administrativen Bereichen erkannt
haben", unterstreicht Meizer. "Viele Unternehmen setzen allerdings zu
sehr auf kurzfristige Erfolge aus Einzelinitiativen ihrer
Mitarbeiter. Sie scheuen das Engagement in Form von professionell
aufgesetzten Effizienzsteigerungsprogrammen. Zurückhaltung ist aber
hier fehl am Platz." Deshalb setzt Fraunhofer Austria bei ihren
Kunden in der Regel auf einen großen Wirkradius im Unternehmen. Neben
der Adaption von bewährten Ansätzen, wird gezielt auf die Moderation
von Lösungsfindungsprozessen unter starker Einbindung der
Belegschaft, sowie auf den Aufbau von Methodenkompetenz im
Unternehmen gesetzt. "So kommt die beste Lösung an der richtigen
Stelle zum Einsatz, gleichzeitig werden Voraussetzungen für den
nötigen Kulturwandel geschaffen", so Meizer.

Eine Kurzfassung der Studie kann kostenlos unter
http://lean-office.fraunhofer.at/ bestellt werden. Die gedruckte
Studie erscheint Anfang Juli 2010.

Rückfragehinweis:
und Bildmaterial:
Fraunhofer Austria Research GmbH
Dipl.-Ing. Daniel Palm
Tel. +43 676 888 616 02
mailto:daniel.palm@fraunhofer.at

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