AMS bietet Leistung transparent Oder Pläne von bene

Wien (OTS) - Die Geschäftsstelle Gänserndorf des AMS
Niederösterreich wurde nach einem völlig neuen Betreuungs- und
Servicekonzept ausgerichtet. Umgesetzt wurden die neuen Ideen in
enger Zusammenarbeit mit Bene Büromöbel. Aus dem Schalterraum wurde
eine offene Info-Zone, Wände aus Glas ersetzen die Katakomben aus
Pressspann. Leistung soll sichtbar werden.

Als vor sieben Jahren aus dem landläufig bekannten Arbeitsamt
bundesweit das Arbeitsmarktservice Österreich (AMS) wurde, hielt sich
die Aufregung in Grenzen. Gelernte Österreicher haben wenig Erfahrung
mit dem Wandel eines Amtes zu einem Service-Center - außer in
Eröffnungsreden.

Aber selbst Berge bewegen sich. Gänserndorf, eine Bezirksstadt
rund 40 Kilometer nordöstlich von Wien, verfügt seit
Menschen-gedenken über ein Arbeitsamt. Und zwar so, wie man sich eine
Behörde vorstellt, die nach dem Krieg so rasch als möglich etabliert
werden musste: Das Arbeitsamt Gänserndorf residierte in einer
Baracke, einem Kriegsrelikt in unmittelbarer Zentrumsnähe.

"Es war allen klar: Wenn wir tatsächlich von der Verwaltung zur
Gestaltung des Arbeitsmarktes übergehen wollen, brauchen wir ein
anderes Umfeld", beschreibt Geschäftsstellenleiterin Waltraud
Hackenberg die Ausgangssituation des neuen AMS Gänserndorf.

1999 wurde mit der Planung des neuen Gebäudes begonnen. Der
Standort sollte derselbe bleiben, weshalb mit Baubeginn im Frühjahr
2000 ein Übergangsdomizil in einer aufgelassenen Näherei bezogen
wurde. "Unsere Kunden und Mitarbeiter waren von der alten Baracke
nicht unbedingt verwöhnt. Da konnte das Ausweichquartier auch nichts
mehr anrichten", erinnert sich Hackenberg an die unruhigen Zeiten.

Planung und Bau der neuen AMS Geschäftsstelle sollten vor allem
eines ermöglichen: Den Amtsschimmel zu vertreiben und Voraussetzungen
zu schaffen, unter denen echte Dienstleistung am Kunden unter
effizienten Administrationsstrukturen möglich wird.

Vorgabe war, dass das AMS Gänserndorf nach einem völlig neuen
Organisationsprinzip arbeiten soll. "Unser Absicht ist, den Kunden
für alle Aufgaben einen einzigen Ansprechpartner gegenüberzustellen",
zeichnet Waltraud Hackenberg das Ziel.

Das One-Stop-Shop-Konzept sollte Wirklichkeit werden: Leistungen
aus der Arbeitslosenversicherung wurden vom gleichen Ansprechpartner
erledigt wie Auskünfte und Beratung in Fragen der Jobvermittlung. Für
Kenner der "alten" Arbeitsämter war dies "eine unvorstellbare
Anforderung", amüsiert sich Hackenberg noch heute.

Die neue Ausrichtung musste in den Planungen berücksichtigt
werden. Allerdings verfügte das AMS "bei der neuen
Organisationsstruktur über geringe praktische Erfahrungswerte.
Entsprechend schwierig war es, das neue Haus einzurichten",
beschreibt Waltraud Hackenberg das Hauptproblem der Planung, denn
"wir wissen aus der Vergangenheit, dass Änderungen in der
Organisation Veränderungen in den Raumkonzepten mit sich bringen."
Deshalb galt für die Büroplaner nur eines: maximale Flexibilität
unter Einhaltung aller Vorgaben zu ermöglichen. "Von uns konnte
niemand exakt sagen, wie die Planung der Büros auszusehen hat", so
Waltraud Hackenberg über die Verwirklichung des One Stop
Shop-Konzeptes.

Dies war der Zeitpunkt, an dem die Stärken von bene gefordert
waren. Bene und das Arbeitsmarktservice verfügen über eine
langjährige gemeinsame Geschäftsbeziehung in ganz Österreich. Die
Waidhofener Office-Spezialisten wurden nach dem vergangenen Jahr am
14. Dezember 2001 erneut zum "besten Lieferanten der AMS
Geschäftsstellen in ganz Österreich" in den Kategorien Service,
Betreuung und Umsetzung gekürt, eine Auszeichnung, die angesichts der
Vielschichtigkeit der AMS-Geschäftsbeziehungen besonders wiegt.

Für die in Planung befindliche Geschäftsstelle Gänserndorf galt es
für die Experten von bene ein Raumkonzept zu entwickeln, das vielen
Anforderungen gerecht werden muss:

- Es sollten durchwegs Einzelarbeitsplätze geschaffen werden.
- Der AMS-Schnitt von 15 Quadratmeter pro Büro durfte nicht
überschritten werden.
- Jeder Kundenbetreuer muss seine Unterlagen in Griffnähe haben.
- Die Wege sind so anzuordnen, dass ein Kundentermin in 15 Minuten
erledigt werden kann.
- Aus den früheren Wartezonen im Erdgeschoss soll eine Info-Zone für
kurzfristige Anliegen werden. Beratungszonen für intensiver
Gespräche sind in den Büros zu schaffen.

Sämtliche Vorgaben waren unter den Zeichen der Flexibilität zu
sehen: Eine Zusammenlegung von Räumen zu Besprechungszimmern oder
eine Aufteilung in neue Büros mit neuer Büroinfrastruktur musste ohne
große Investitionen möglich gemacht werden. Außerdem wollte der
Auftraggeber ein Zeichen setzen: Das Gebäude musste den Wandel vom
Amt zum Dienstleistungszentrum für Kunden, Mitarbeiter und Anrainer
unmittelbar spürbar machen. Bau und Büros waren als Sendbote des
frischen Selbstverständnisses zu nutzen.

Denkansätze gab es unter den bene-Planern viele. Die Flexibilität
war dabei das geringste Problem: Praktisch sämtliche
Lösungsvorschläge aus dem Haus bene beruhen auf dem Prinzip der
Variabilität. Der Unterschied zwischen Einzelarbeitsplatz und
Großraumbüro findet sich bei bene-Konzepten bei reduzierter
Betrachtung in Art und Zahl der verwendeten Trennmedien.

Das AMS und bene sahen sich in erster Linie gefordert durch die
Entwicklung eines logisch geschlossenen Arbeitsablaufes und dessen
Integration in eine Infrastruktur, die geeignet war, die notwendige
Botschaft zu senden: Hier wird für den Kunden gearbeitet. Transparenz
wurde verlangt.

Der bene-Vorschlag setzte auf gedankliche Konsequenz: Büros und
Gänge werden durch bruchsichere Wände aus Glas getrennt, die Arbeit
findet vor den Augen der Kunden statt. Die Überlegung:

- Die klein dimensionierten Büros verlieren ihre Enge.
- Das Arbeitsklima ist offen für Klientel und Kollegen.
- Die Atmosphäre entspricht dem genauen Gegenteil dessen, was von
einem früheren "Amt" erwartet wird: Hell, offen, ermutigend.
Niemand soll sich vor einem Besuch bei der AMS Gänserndorf
scheuen.

"Die erste Reaktion auf den Vorschlag war ein Kribbeln in der
Bauchgegend. Die Idee schien gewagt", erinnert sich Waltraud
Hackenberg. Vor allem die Reaktion der Mitarbeiter war fürs erste
gedämpft. Die Furcht vor dem Verlust von jeder Form von Privatsphäre
ging um, die "Arbeit in der Auslage" wurde zum geflügeltem Wort.

Im Wissen um die Befürchtungen lud bene die Entscheidungsträger
der Geschäftsstelle Gänserndorf in den Campus 21, einen Businesspark
an der Schnittstelle von Süd- und Allanderautobahn. Dort hatte bene
bereits den Büros aus Glas auf großen Flächen zur Wirklichkeit
verholfen. "Die Glaswände brachten dort die Atmosphäre der Offenheit.
Außerdem wirkte alles sehr effizient und modern", beschreibt die
Geschäftsstellenleiterin ihre Eindrücke.

Der Ausflug beschleunigte die Entscheidung: Am 19. September
dieses Jahres wurde die Geschäftsstelle Gänserndorf mit 1.536
Quadratmeter Bürofläche offiziell eröffnet. Die Strukturen aus Glas
stießen bei den Kunden der AMS auf helle Begeisterung. Der Gang um
Versicherungsleistungen oder Jobberatung war nicht länger ein
Hürdenlauf für Antragsteller. Die Kunden werden in einer Info-Zone
begrüßt, die mehr einer Hotel-Rezeption als einer Schalterhalle
gleicht. Durch das Prinzip der Termingenauigkeit werden Wartezeiten
ünnötig und früher benötigte Warteräume überflüssig. Im Erdgeschoss
findet sich auch ein Berufsinformationszentrum mit Vortragssaal, wo
von bene alle Vorkehrungen für moderne Präsentationstechnologien
vorbereitet wurden. Sämtliche Einrichtungen wurden auch hier nach dem
Prinzip der Veränderbarkeit geschaffen. Das Info-Zentrum kann ohne
großen Aufwand verkleinert oder vergrößert werden, bei Wahrung
sämtlicher infrastruktureller Einrichtung wie Telefon, PC- und
Intranet-Anschluss.

Kundenverkehr herrscht in Erd- wie Obergeschoss des AMS.
Geschätzte Oasen der internen Administration, aus denen Kunden
ausgeschlossen sind, sind auf Grund des neuen Organisationsschemas
unbekannt. Die Kunden fanden sich in den neuen Strukturen sofort zu
recht. Der offene Zugang zu den Dienstleistungen wurde unmittelbar
angenommen.

Die größte Umstellung bedeutet die neue Transparenz zweifellos für
die 32 Mitarbeiter der Geschäftsstelle. Ihr Arbeitsalltag hatte sich
vollkommen gewandelt. Waltraud Hackenberg über ihre eigenen
Erfahrungen: "Die ersten Tage in den Büros waren ungewohnt.
Mittlerweile ist die Arbeit hinter Glas aber kein Thema mehr." Die
überwiegende Mehrheit der Mitarbeiter genießt die moderne Ästhetik
und Funktionalität der Arbeitsumgebung. Für jene, die noch zögerlich
mit den Neuerungen umgehen, bietet bene Alternativen, ohne das
Gesamtkonzept zu stürzen: Es wurden Refugien der Privatsphäre
geschaffen. Der Wände des Sozialraums sind mit Sichtschutzfolien
gedeckt, um den Kollegen in den Mittagspausen auch das notwendige
Rückzugsgebiet anzubieten. Milchtrübe Folien wurden bis in zwei Meter
Höhe auf die Wände aufgetragen. Diese Alternative wird nach einigen
Monaten der Gewöhnung sämtlichen Kollegen angeboten werden. Waltraud
Hackenberg glaubt nicht, dass die Folierung einen großen Durchbruch
in der Kollegenschaft feiern wird Aber: "In der Phase der
Entscheidungsfindung war es wichtig, diese Alternative im Hinterkopf
zu haben." Die Mitarbeiter spürten, dass ihnen eine Wahl gelassen
wurde. So zeigten sie die notwendige Bereitschaft, sich dem
bene-Konzept des gläsernen Büros zu öffnen. Denn Zwang ist ein
schlechter Ratgeber.

Fotos frei zur Veröffentlichung unter
http://www.bene.com.press/neuigkeiten

Foto-Datei:
bene1= AMS-Kunden finden sich in neuer Struktur sofort zurecht
bene2= AMS Gänserndorf mit one-stop-shop-Konzept
bene4= Arbeit im Schaufenster - kein Thema mehr
bene5= Atmosphäre der Offenheit
bene6= Meeting der AMS Mitarbeiter
bene8= AMS-Gänserndorf GF Frau Waltraud Hackenberg

Rückfragehinweis: Agentur Comm·In
Renate Längauer
PR & Consulting
Tel.: 01-319 410 10

Bene PR-Büro:
Hanna Müller
Tel.: 1- 53426-1265

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