Unternehmen verschenken hohes Gewinnpotenzial

London (ots/PRNewswire) -

- Ricoh: neue Studie zur Effizienz im Dokumentenmanagement

Eine aktuelle Studie im Auftrag von Ricoh Europe [http://www.ric
oh-europe.com/?utm_source=press%2Brelease&utm_medium=word%2Bdoc&utm_c
ampaign=whitepaper ] hat ergeben, dass europäischen Unternehmen
aufgrund ihres unwirtschaftlichen Dokumentenmanagements potenzielle
Gewinne in Höhe von insgesamt 46 Milliarden Euro entgehen. Der "Ricoh
Process Efficiency Index" zeigt auf, dass die für das Management
geschäftskritischer Dokumente verantwortlichen Mitarbeiter rund 362
Millionen Arbeitsstunden pro Jahr auf diese Aktivitäten verwenden und
so Betriebskosten in Höhe von 147 Milliarden Euro verursachen.

Der Index untersucht die Prozesse des geschäftskritischen
Dokumentenmanagements in europäischen Unternehmen. Solche
Kernprozesse - wie Bestellaufträge, Patientenakten oder Rechnungen -
treten regelmässig und häufig auf und wirken sich direkt auf alle
Beziehungen zu Kunden und Mitarbeitern aus. Gleichzeitig
identifiziert der Bericht Optimierungsmöglichkeiten und zeigt den
wirtschaftlichen Nutzen auf, der sich durch diese erzielen lässt.

"Diese Studie zählt zur Pflichtlektüre für jeden CIO in Europa.
Sie stellt klar heraus, dass es für europäische Unternehmen
unumgänglich ist, ihr geschäftskritisches Dokumentenmanagement
effizienter zu gestalten als bisher, wenn sie im Wettbewerb der
Wachstumsmärkte mithalten wollen", betont Carsten Bruhn, Executive
Vice President von Ricoh Europe.

"Der Index veranschaulicht, dass sich veraltete, manuelle Prozesse
in mehrfacher Hinsicht negativ auf die Geschäfte auswirken. Werden
geschäftskritische Informationen zum Beispiel nur im Papierformat
verarbeitet, steigt das Geschäftsrisiko deutlich an, da häufig nicht
einmal eine Sicherungskopie vorliegt. Ihr Verlust kann schnell zu
Sicherheitslücken führen. Und dort, wo Mitarbeiter unnötig lange mit
der Bearbeitung von Geschäftsvorgängen verbringen, konzentrieren sie
sich nicht auf ihre eigentliche Geschäftstätigkeit und auf den
Kundendienst", so Bruhn weiter.

Trotz des hohen Zeit- und Kostenaufwands für das
geschäftskritische Dokumentenmanagement sieht die grosse Mehrheit der
Verantwortlichen in europäischen Unternehmen noch Spielraum für
weitere Effizienzsteigerungen. Folgende Faktoren spielen für die
Befragten beim Wunsch nach Optimierung des geschäftskritischen
Dokumentenmanagements die grösste Rolle: ein intensiverer
Wissensaustausch (67 Prozent), besserer Datenschutz (67 Prozent) und
eine steigende Effektivität der Mitarbeiter (65 Prozent). Dem standen
jedoch vor allem ein Mangel an Zeit (45 Prozent) sowie an Kapazitäten
(35 Prozent) entgegen.

Der Index belegt darüber hinaus, dass sich europäische Unternehmen
häufig aus Sicherheitsbedenken gegen zeitsparende Initiativen wie zum
Beispiel das Outsourcing entscheiden. Dennoch gab einer von zwölf
europäischen Entscheidungsträgern zu, dass die bestehenden
Sicherheitsmassnahmen keinen ausreichenden Schutz für vertrauliche
Dokumente bieten, und 36 Prozent gestanden, dass sie selbst oder ihre
Mitarbeiter wichtige Informationen schon einmal verlegt oder verloren
hatten.

Trotz vorhandener Technologie zeigt der Bericht, dass vielerorts
weiterhin ein manuelles und damit unnötig arbeitsintensives
Dokumentenmanagement vorherrscht. Rund 43 Prozent der
geschäftskritischen Dokumente liegen nur im Papierformat vor und nur
22 Prozent der europäischen Unternehmen verfügen über ein
vollautomatisiertes Dokumentenmanagement.

"Eine strategisch ausgearbeitete und durchdacht umgesetzte
End-to-End-Optimierung des Dokumentenmanagements sorgt nicht nur für
Kosteneinsparungen, sondern vertieft gleichzeitig auch die
Zusammenarbeit und Effektivität aller Mitarbeiter", so das Fazit von
Bruhn. "Dazu zählen Massnahmen, die den Eingang, die Verarbeitung und
die ergebnisorientierte Verwendung von geschäftsrelevanten
Informationen messen und analysieren. Sind dann noch alle Beteiligten
während des gesamten Prozesses eingebunden, verstehen sie die
Veränderungen und können sich daran anpassen. Das Unternehmen kann
dadurch flexibler auf Kunden- und Marktanforderungen reagieren und
ist für die Arbeitswelt der Zukunft bestens positioniert."

Das Whitepaper finden Sie als Download unter
http://www.ricoh.de/thoughtleadership [http://www.ricoh.de/thoughtle
adership?utm_source=press&utm_medium=word&utm_campaign=whitepaper ]

Über Ricoh

Ricoh Company, Ltd. (Ricoh) ist ein Fortune Global 500
Unternehmen, das sich auf Technologien und Dienstleistungen
spezialisiert hat, die volumen- und dokumentenintensive
Geschäftsprozesse effizienter machen. Diese Leistungen werden durch
Ricohs Know-how im Dokumentenmanagement, Produktionsdruck, bei
Bürolösungen und IT-Diensten erzielt. Durch die Zusammenarbeit mit
Ricoh können Unternehmen ihre Arbeitsverfahren straffen, effizienter
und rentabler arbeiten und Wissen in ihrer Organisation effektiver
austauschen. Die 109.014 Ricoh-Mitarbeiter sind weltweit an
Standorten in Europa, Nord- und Südamerika, im asiatisch-pazifischen
Raum, China und Japan tätig.

Ricoh Europe Holdings Plc ist eine Aktiengesellschaft mit
europäischen Hauptniederlassungen in London (GB) und Amstelveen
(Niederlande). Im Geschäftsjahr zum 31. März 2011 erzielte Ricoh im
Raum EMEA Umsätze in Höhe von Yen 413,9 Mrd. (ca. US$ 4,99 Mrd.).
Weltweit beliefen sich die Umsätze der Ricoh Company auf Yen 1.942
Mrd. (rund US$ 23,4 Mrd.) im Geschäftsjahr bis zum 31. März 2011.

Weitere Informationen erhalten Sie von:

Ricoh Europe Janice Gibson Tel.:
+44(0)20-7465-1153 E-Mail: [email protected]

Homepage: http://www.ricoh-europe.com

Registrieren Sie sich für das Ricoh-Medienzentrum unter:
http://www.ricoh-europe.com/press

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