EANS-Hauptversammlung: Lenzing AG / Einberufung zur Hauptversammlung gemäß § 107 Abs. 3 AktG

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20.05.2020

Lenzing Aktiengesellschaft
Lenzing
FN 96499 k
ISIN AT 0000644505

Einberufung der 76. ordentlichen Hauptversammlung der Lenzing Aktiengesellschaft ("Gesellschaft")
für Donnerstag, den 18. Juni 2020 um 10:00 Uhr
am Sitz der Gesellschaft
in 4860 Lenzing, Werkstraße 2.

I. ABHALTUNG ALS VIRTUELLE HAUPTVERSAMMLUNG OHNE PHYSISCHE PRÄSENZ DER AKTIONÄRE

1. Gesellschaftsrechtliches COVID-19-Gesetz (COVID-19-GesG) und Gesell­schaftsrechtliche COVID-19-Verordnung (COVID-19-GesV)

Der Vorstand beschloss in Anbetracht der COVID-19-Pandemie, nach sorgfältiger Ab­wägung zum Schutz der Aktionäre und sonstigen Teilnehmer die neue gesetzliche Rege­lung einer virtuellen Hauptversammlung in Anspruch zu nehmen.

Die Hauptversammlung der Lenzing Aktiengesellschaft am 18. Juni 2020 wird auf Grundlage von § 1 Abs 2 COVID-19-GesG, BGBl. I Nr. 16/2020 idF BGBl. I Nr. 24/ 2020 und der COVID-19-GesV (BGBl. II Nr. 140/2020) unter Berücksichtigung der Interessen sowohl der Gesellschaft als auch der Teilnehmer als "virtuelle Hauptversammlung" durchgeführt.

Dies bedeutet nach der Entscheidung des Vorstands, dass aus Gründen des Gesundheits­schutzes bei der Hauptversammlung der Lenzing Aktiengesellschaft am 18. Juni 2020 Aktionäre nicht physisch anwesend sein können.

Der Vorstand bittet um Verständnis, dass Aktionäre am 18. Juni 2020 nicht selbst zur Hauptversammlung kommen können.

Die Hauptversammlung findet unter physischer Anwesenheit des Vorsitzenden des Auf­sichtsrats, des Vorsitzenden des Vorstands und weiterer Mitglieder des Vorstands, des beurkundenden Notars und der vier von der Gesellschaft bestimmten besonderen Stimm­rechtsvertreter in 4860 Lenzing, Werkstraße 2, statt.

Die Durchführung der ordentlichen Hauptversammlung als virtuelle Hauptversammlung nach Maßgabe des COVID-19-GesV führt zu Modifikationen im sonst gewohnten Ablauf der Hauptversammlung sowie in der Ausübung der Rechte der Aktionäre.

Die Stimmrechtsausübung, das Recht Anträge zu stellen und das Recht Widerspruch zu erheben erfolgen ausschließlich durch Vollmachtserteilung und Weisung an einen der von der Gesellschaft vorgeschlagenen besonderen Stimmrechtsvertreter gemäß § 3 Abs 4 COVID-19-GesV.

Das Auskunftsrecht kann während der virtuellen Hauptversammlung von den Aktionären selbst im Wege der elektronischen Kommunikation ausgeübt werden, und zwar ausschließlich in Textform ausschließlich per E-Mail direkt an die Emailadresse Hauptversammlung2020@lenzing.com der Gesellschaft.

2. Übertragung der Hauptversammlung im Internet
Die Hauptversammlung wird gemäß § 3 Abs 4 COVID-19-GesV iVm § 102 Abs 4 AktG vollständig in Bild und Ton in Echtzeit im Internet übertragen. Eine Anmeldung oder ein Login sind zur Verfolgung der Hauptversammlung nicht erforderlich.

Dies ist datenschutzrechtlich zulässig im Hinblick auf die gesetzliche Grundlage von § 3 Abs 4 COVID-19-GesV und § 102 Abs 4 AktG.

Alle Aktionäre der Gesellschaft können die Hauptversammlung am 18. Juni 2020 ab ca. 10:00 Uhr unter Verwendung entsprechender technischer Hilfsmittel im Internet unter www.lenzing.com als virtuelle Hauptversammlung verfolgen.

Durch die Übertragung der Hauptversammlung im Internet haben alle Aktionäre, die dies wünschen, die Möglichkeit durch diese akustische und optische Einwegverbindung in Echtzeit dem Verlauf der Hauptversammlung zu folgen und die Präsentation des Vorstands und die Beantwortung der Fragen der Aktionäre zu verfolgen.

Es wird darauf hingewiesen, dass diese Liveübertragung als virtuelle Hauptversammlung keine Fernteilnahme (§ 102 Abs 3 Z 2 AktG) und keine Fernabstimmung (§ 102 Abs 3 Z 3 AktG und § 126 AktG) ermöglicht und die Übertragung im Internet keine Zweiwege-Verbindung ist.

Ebenso wird darauf hingewiesen, dass die Gesellschaft für den Einsatz von technischen Kommunikationsmitteln nur insoweit verantwortlich ist, als diese ihrer Sphäre zuzurechnen sind.

Im Übrigen wird auf die Information über die organisatorischen und technischen Voraussetzungen für die Teilnahme gemäß § 3 Abs 3 iVm § 2 Abs 4 COVID-19-GesV ("Teilnahmeinformation") hingewiesen.

Wir bitten die Aktionärinnen und Aktionäre in diesem Jahr um besondere Beachtung dieser Teilnahmeinformation, in welcher auch der Ablauf der Hauptversammlung dargelegt wird.

II. TAGESORDNUNG

1. Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses mit dem Lagebericht und dem Corporate-Governance-Bericht, des Konzernabschlusses mit dem Konzernlagebericht jeweils zum 31.12.2019, des Vorschlags für die Gewinnverwendung sowie des Be­richtes des Aufsichtsrats über das Geschäftsjahr 2019
2. Beschlussfassung über die Verwendung des im Jahresabschluss 2019 ausgewiesenen Bilanzgewinnes
3. Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Vorstands für das Geschäftsjahr 2019
4. Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2019
5. Beschlussfassung über die Festsetzung der Vergütung an die Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2019
6. Beschlussfassung über die Festsetzung der Vergütung an die Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2020 im Voraus
7. Wahlen in den Aufsichtsrat
8. Beschlussfassung über die Vergütungspolitik
9. Wahl des Abschlussprüfers für den Jahres- und Konzernabschluss für das Geschäftsjahr 2020
10a. Beschlussfassung über die neuerliche Ermächtigung des Vorstands bis maximal 30 Monate ab dem Tag der Beschlussfassung mit Zustimmung des Aufsichtsrates eigene Aktien gem. § 65 Abs 1 Z 4 und 8 AktG in einem Volumen von bis zu 10 % des Grundkapitals zu erwerben, gegebenenfalls zur Einziehung eigener Aktien, sowie über die Festsetzung der Rückkaufsbedingungen unter Widerruf der mit Haupt­versammlungsbeschluss vom 12.04.2018 zum 9. Tagesordnungspunkt erteilten entsprechenden Ermächtigung zum Erwerb eigener Aktien.
10b. Beschlussfassung über die Ermächtigung des Vorstands gemäß § 65 Abs. 1b AktG mit Zustimmung des Aufsichtsrats eine andere Art der Veräußerung als über die Börse oder durch ein öffentliches Angebot und über einen allfälligen Ausschluss des Wiederkaufsrechts (Bezugsrecht) der Aktionäre zu beschließen unter Widerruf der mit Hauptversammlungsbeschluss vom 12.04.2018 zum 9. Tagesordnungspunkt erteilten entsprechenden Ermächtigung des Vorstands gemäß § 65 Abs. 1b AktG.

III. UNTERLAGEN ZUR HAUPTVERSAMMLUNG; BEREITSTELLUNG VON INFORMATIONEN AUF DER INTERNETSEITE

Insbesondere folgende Unterlagen sind spätestens ab 28. Mai 2020 auf der Internetseite der Gesellschaft unter www.lenzing.com zugänglich:

  • Information über die organisatorischen und technischen Voraussetzungen für die Teilnahme gemäß § 3 Abs 3 iVm § 2 Abs 4 COVID-19-GesV ("Teilnahmeinformation"),
  • Jahresabschluss mit Lagebericht,
  • Corporate-Governance-Bericht,
  • Konzernabschluss mit Konzernlagebericht,
  • Vorschlag für die Gewinnverwendung,
  • gesonderter nichtfinanzieller Bericht,
  • Bericht des Aufsichtsrats,
  • jeweils für das Geschäftsjahr 2019;
  • Beschlussvorschläge zu den Tagesordnungspunkten 2 bis 10b,
  • Erklärungen der Kandidaten für die Wahlen in den Aufsichtsrat zu TOP 7 gemäß § 87 Abs 2 AktG samt Lebenslauf,
  • Vergütungspolitik gemäß § 78a iVm § 98a AktG zu TOP 8,
  • Bericht des Vorstands zum Bezugsrechtsausschluss bei der Veräußerung rückerworbener Aktien gemäß § 65 Abs 1b iVm § 171 Abs 1 iVm § 153 Abs 4 AktG -zu TOP 10,
  • Vollmachtsformulare für die besonderen Stimmrechtsvertreter gem § 3 Abs 4 COVID-19-GesV,
  • Frageformular,
  • Formulare für den Widerruf einer Vollmacht,
  • vollständiger Text dieser Einberufung.

IV. NACHWEISSTICHTAG UND VORAUSSETZUNGEN FÜR DIE TEIL­NAHME AN DER HAUPTVERSAMMLUNG

Die Berechtigung zur Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts und der übrigen Aktionärsrechte, die im Rahmen dieser virtuellen Hauptversammlung nach Maßgabe des COVID-19-GesG und der COVID-19-GesV geltend zu machen sind, richtet sich nach dem Anteilsbesitz am Ende des 8. Juni 2020 (Nachweisstichtag).

Zur Teilnahme an dieser virtuellen Hauptversammlung nach Maßgabe des COVID-19-GesG und der COVID-19-GesV ist nur berechtigt, wer an diesem Stichtag Aktionär ist und dies der Gesellschaft nachweist.

Für den Nachweis des Anteilsbesitzes am Nachweisstichtag ist eine Depotbestätigung gemäß § 10a AktG vorzulegen, die der Gesellschaft spätestens am 15. Juni 2020 (24:00 Uhr, MESZ, Wiener Zeit) ausschließlich auf einem der folgenden Kommunikationswege und Adressen zugehen muss:

(i) für die Übermittlung der Depotbestätigung in Textform, die die Satzung gemäß § 15 Abs 3 genügen lässt
Per E-Mail: Hauptversammlung2020@lenzing.com
(Depotbestätigungen bitte im Format PDF)

(ii) für die Übermittlung der Depotbestätigung in Schriftform
Per SWIFT: BIC COMRGB2L
(Message Type MT598 oder MT599 unbedingt ISIN AT0000644505 im Text angeben)

Ohne rechtzeitig bei der Gesellschaft einlangende Depotbestätigung kann die Bestellung eines besonderen Stimmrechtsvertreters nicht wirksam erfolgen.

Die Aktionäre werden gebeten, sich an ihr depotführendes Kreditinstitut zu wenden und die Ausstellung und Übermittlung einer Depotbestätigung zu veranlassen.

Der Nachweisstichtag hat keine Auswirkungen auf die Veräußerbarkeit der Aktien und hat keine Bedeutung für die Dividendenberechtigung.

Depotbestätigung gemäß § 10a AktG
Die Depotbestätigung ist vom depotführenden Kreditinstitut mit Sitz in einem Mitgliedstaat des Europäischen Wirtschaftsraums oder in einem Vollmitgliedstaat der OECD aus­zustellen und hat folgende Angaben zu enthalten:

  • Angaben über den Aussteller: Firma und Anschrift oder eines im Verkehr zwischen Kreditinstituten gebräuchlichen Codes,
  • Angaben über den Aktionär: Name/Firma und Anschrift, bei natürlichen Personen zusätzlich das Geburtsdatum, bei juristischen Personen gegebenenfalls Register und Nummer unter der die juristische Person in ihrem Herkunftsstaat geführt wird,
  • Angaben über die Aktien: Anzahl der Aktien des Aktionärs, ISIN AT0000644505,
  • Depotnummer andernfalls eine sonstige Bezeichnung,
  • Zeitpunkt auf den sich die Depotbestätigung bezieht.

Die Depotbestätigung als Nachweis des Anteilsbesitzes zur Teilnahme an der Hauptversammlung muss sich auf das Ende des Nachweisstichtages 8. Juni 2020 (24:
00 Uhr, MESZ, Wiener Zeit) beziehen.

Die Depotbestätigung wird in deutscher Sprache oder in englischer Sprache entgegenge­nommen. Soll durch die Depotbestätigung der Nachweis der Eigenschaft als Aktionär geführt werden, so darf sie zum Zeitpunkt der Vorlage bei der Gesellschaft nicht älter als sieben Tage sein.

V. BESTELLUNG EINES BESONDEREN STIMMRECHTSVERTRETERS UND DAS DABEI EINZUHALTENDE VERFAHREN

Jeder Aktionär, der zur Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung nach Maßgabe des COVID-19-GesG und der COVID-19-GesV berechtigt ist und dies der Gesellschaft gemäß den Festlegungen in Punkt IV. dieser Einberufung nachgewiesen hat, hat das Recht einen besonderen Stimmrechtsvertreter zu bestellen.

Die Stellung eines Beschlussantrags, die Stimmabgabe und die Erhebung eines Widerspruchs in dieser virtuellen Hauptversammlung der Lenzing Aktiengesellschaft am 18. Juni 2020 kann gemäß § 3 Abs 4 COVID-19-GesV nur durch einen der besonderen Stimmrechtsvertreter erfolgen.

Als besondere Stimmrechtsvertreter werden die folgenden Personen, die geeignet und von der Gesellschaft unabhängig sind, vorgeschlagen:

(i) Dr. Michael Knap
c/o IVA Interessenverband für Anleger
1130 Wien, Feldmühlgasse 22/4
Tel +43 664 213 87 40
E-Mail-Adresse: vollmacht.lenzing.knap@computershare.de

(ii) Rechtsanwalt Dr. Christoph Nauer, LL.M.
c/o bpv Hügel Rechtsanwälte GmbH
1220 Wien, ARES-Tower, Donau-City-Straße 11
Tel +43 2236 893377 0
E-Mail-Adresse: vollmacht.lenzing.nauer@computershare.de

(iii) Rechtsanwalt Mag. Philipp Stossier
c/o Stossier Heitzinger Rechtsanwälte
4600 Wels, Dragonerstraße 54
Tel +43 7242 42605
E-Mail-Adresse: vollmacht.lenzing.stossier@computershare.de

(iv) Rechtsanwalt Dr. Christian Temmel, MBA
c/o DLA Piper Weiss-Tessbach Rechtsanwälte GmbH
1010 Wien, Schottenring 14
Tel +43 1 531 78 15 05
E-Mail-Adresse: vollmacht.lenzing.temmel@computershare.de

Jeder Aktionär kann eine der vier oben genannten Personen als seinen besonderen Stimm­rechtsvertreter auswählen und dieser Vollmacht erteilen.

Für die Vollmachtserteilung an die besonderen Stimmrechtsvertreter ist auf der Internetseite der Gesellschaft unter www.lenzing.com ein eigenes Vollmachtsformular abrufbar, welches zwingend zu verwenden ist.

Für die Vollmachtserteilung, die dazu vorgesehenen Übermittlungsmöglichkeiten und Fristen sind die in der Teilnahmeinformation enthaltenen Festlegungen zu beachten.

Eine persönliche Übergabe der Vollmacht am Versammlungsort ist ausdrücklich ausge­schlossen.

VI. HINWEISE AUF DIE RECHTE DER AKTIONÄRE NACH DEN §§ 109, 110, 118 UND 119 AKTG

1. Ergänzung der Tagesordnung durch Aktionäre nach § 109 AktG Aktionäre, deren Anteile einzeln oder zusammen 5 % des Grundkapitals erreichen und die seit mindestens drei Monaten vor Antragstellung Inhaber dieser Aktien sind, können schriftlich verlangen, dass zusätzliche Punkte auf die Tagesordnung dieser Hauptversammlung gesetzt und bekannt gemacht werden, wenn dieses Verlangen in Textform im Sinne des § 13 Abs 2 AktG per Post oder Boten spätestens am 28. Mai 2020 (24:00 Uhr, MESZ, Wiener Zeit) der Gesellschaft ausschließlich an der Adresse 4860 Lenzing, Werkstraße 2, zH Herrn Stephan Trubrich, oder per E-Mail Hauptversammlung2020@lenzing.com zugeht. Sofern für Erklärungen die Textform im Sinne des § 13 Abs 2 AktG vorgeschrieben ist, so muss die Erklärung in einer Urkunde oder auf eine andere zur dauerhaften Wiedergabe in Schriftzeichen geeignete Weise abgegeben, die Person des Erklärenden genannt und der Abschluss der Erklärung durch Nachbildung der Namensunterschrift oder anders erkennbar gemacht werden. Jedem so beantragten Tagesordnungspunkt muss ein Beschlussvorschlag samt Begründung beiliegen. Der Tagesordnungspunkt und der Beschlussvorschlag, nicht aber dessen Begründung, muss jedenfalls auch in deutscher Sprache abgefasst sein. Die Aktionärseigenschaft ist durch die Vorlage einer Depotbestätigung gemäß § 10a AktG, in der bestätigt wird, dass die antragstellenden Aktionäre seit mindestens drei Monaten vor Antragstellung Inhaber der Aktien sind und die zum Zeitpunkt der Vorlage bei der Gesellschaft nicht älter als sieben Tage sein darf, nachzuweisen. Mehrere Depotbestätigungen über Aktien, die nur zusammen das Beteiligungsausmaß von 5 % vermitteln, müssen sich auf denselben Zeitpunkt (Tag, Uhrzeit) beziehen.

Hinsichtlich der übrigen Anforderungen an die Depotbestätigung wird auf die Ausfüh­rungen zur Teilnahmeberechtigung (Punkt IV. dieser Einberufung) verwiesen.

2. Beschlussvorschläge von Aktionären zur Tagesordnung nach § 110 AktG Aktionäre, deren Anteile einzeln oder zusammen 1 % des Grundkapitals erreichen, können zu jedem Punkt der Tagesordnung in Textform im Sinne des § 13 Abs 2 AktG Vorschläge zur Beschlussfassung samt Begründung übermitteln und verlangen, dass diese Vorschläge zusammen mit den Namen der betreffenden Aktionäre, der anzuschließenden Begründung und einer allfälligen Stellungnahme des Vorstands oder des Aufsichtsrats auf der im Firmenbuch eingetragenen Internetseite der Gesellschaft zugänglich gemacht werden, wenn dieses Verlangen in Textform spätestens am 8. Juni 2020 (24:00 Uhr MESZ, Wiener Zeit) der Gesellschaft entweder per Telefax an +43 (7672) 918 3416 oder per Post an die Adresse 4860 Lenzing, Werkstraße 2, zH Herrn Stephan Trubrich, oder per E-Mail an Hauptversammlung2020@lenzing.com, wobei das Verlangen in Textform im Sinne des § 13 Abs 2 AktG, beispielsweise als PDF, dem E-Mail anzuschließen ist, zugeht. Sofern für Erklärungen die Textform im Sinne des § 13 Abs 2 AktG vorgeschrieben ist, so muss die Erklärung in einer Urkunde oder auf eine andere zur dauerhaften Wiedergabe in Schriftzeichen geeignete Weise abgegeben, die Person des Erklärenden genannt und der Abschluss der Erklärung durch Nachbildung der Namensunterschrift oder anders erkennbar gemacht werden. Der Beschlussvorschlag, nicht aber dessen Begründung, muss jedenfalls auch in deutscher Sprache abgefasst sein.

Bei einem Vorschlag zur Wahl eines Aufsichtsratsmitglieds tritt an die Stelle der Begründung die Erklärung der vorgeschlagenen Person gem § 87 Abs 2 AktG.

Die Aktionärseigenschaft ist durch die Vorlage einer Depotbestätigung gemäß § 10a AktG, die zum Zeitpunkt der Vorlage bei der Gesellschaft nicht älter als sieben Tage sein darf, nachzuweisen. Mehrere Depotbestätigungen über Aktien, die nur zusammen das Beteiligungsausmaß von 1 % vermitteln, müssen sich auf denselben Zeitpunkt (Tag, Uhrzeit) beziehen.

Hinsichtlich der übrigen Anforderungen an die Depotbestätigung wird auf die Ausführungen zur Teilnahmeberechtigung (Punkt IV. dieser Einberufung) verwiesen.

3. Auskunftsrecht der Aktionäre nach § 118 AktG
Jedem Aktionär ist auf Verlangen in der Hauptversammlung Auskunft über Angelegenheiten der Gesellschaft zu geben, soweit sie zur sachgemäßen Beurteilung eines Tages­ordnungspunktes erforderlich ist. Die Auskunftspflicht erstreckt sich auch auf die rechtlichen Beziehungen der Gesellschaft zu einem verbundenen Unternehmen sowie auf die Lage des Konzerns und der in den Konzernabschluss einbezogenen Unternehmen.

Die Auskunft darf verweigert werden, soweit sie nach vernünftiger unternehmerischer Beurteilung geeignet ist, dem Unternehmen oder einem verbundenen Unternehmen einen erheblichen Nachteil zuzufügen, oder ihre Erteilung strafbar wäre.

Ausdrücklich wird darauf hingewiesen, dass das Auskunftsrecht gemäß § 118 AktG auch bei der virtuellen Hauptversammlung während der Hauptversammlung von den Aktionären selbst ausschließlich durch Übermittlung von Fragen per E-Mail direkt an die Gesellschaft an die E-Mail Adresse Hauptversammlung2020@lenzing.com ausgeübt werden kann.

Bitte beachten Sie, dass während der Hauptversammlung vom Vorsitzenden angemessene zeitliche Beschränkungen festgelegt werden.

Dessen ungeachtet werden die Aktionäre gebeten alle Fragen bereits vorab in Textform per E-Mail an die Adresse Hauptversammlung2020@lenzing.com zu übermitteln und zwar so rechtzeitig, dass diese spätestens am 3. Werktag vor der Hauptversammlung, das ist Montag, der 15. Juni 2020, bei der Gesellschaft einlangen.

Damit ermöglichen Sie dem Vorstand eine möglichst genaue Vorbereitung und rasche Beantwortung der von Ihnen gestellten Fragen in der Hauptversammlung.

Bitte bedienen Sie sich des Frageformulars, welches auf der Internetseite der Gesellschaft unter www.lenzing.com abrufbar ist.

Weitere Informationen und Modalitäten zur Ausübung des Auskunftsrechts der Aktionäre gemäß § 118 AktG werden in der Teilnahmeinformation festgelegt.

4. Anträge von Aktionären in der Hauptversammlung nach § 119 AktG Jeder Aktionär ist - unabhängig von einem bestimmten Anteilsbesitz - berechtigt in der virtuellen Hauptversammlung nach Maßgabe des COVID-19-GesG und der COVID-19-GesV durch seinen besonderen Stimmrechtsvertreter zu jedem Punkt der Tagesordnung Anträge zu stellen.

Voraussetzung hierfür ist der Nachweis der Teilnahmeberechtigung gemäß Punkt IV. dieser Einberufung und die Erteilung einer entsprechenden Vollmacht an den besonde­ren Stimmrechtsvertreter gemäß Punkt V. dieser Einberufung.

Weitere Informationen und Modalitäten zur Ausübung des Antragsrechts der Aktionäre gemäß § 119 AktG werden in der Teilnahmeinformation festgelegt.

5. Information für Aktionäre zur Datenverarbeitung
5.1. Welche personenbezogenen Daten von Aktionären werden verarbeitet und zu welchen Zwecken werden diese verarbeitet?
Die Lenzing Aktiengesellschaft verarbeitet personenbezogene Daten der Aktionäre (insbesondere jene gemäß § 10a Abs. 2 AktG, dies sind Name, Anschrift, Geburtsdatum, Nummer des Wertpapierdepots, Anzahl der Aktien des Aktionärs, gegebenenfalls Aktiengattung, Nummer der Stimmkarte sowie gegebenenfalls Name und Geburtsdatum des oder der Bevollmächtigten) auf Grundlage der geltenden Datenschutzbestimmungen, insbesondere der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie des österreichischen Datenschutzgesetzes, um den Aktionären die Ausübung ihrer Rechte im Rahmen der Hauptversammlung zu ermöglichen.

Dabei werden personenbezogene Daten von Aktionären für folgende Zwecke verarbeitet:

  • Organisation und Abhaltung der Hauptversammlungen, einschließlich Überprüfung der Teilnahmeberechtigung/Vollmachten sowie Feststellung des Abstimmungsverhältnisses
  • Teilnahme der Aktionäre an der Hauptversammlung und Ausübung der Aktionärs­rechte
  • Erstellung der Anmelde-, Vollmachts- und Teilnahmeverzeichnisse
  • Erstellung des Hauptversammlungsprotokolls
  • Erfüllung von Compliance-Pflichten, einschließlich Aufzeichnungs-, Auskunfts-und Meldepflichten.

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten von Aktionären ist für die Teilnahme von Aktionären und deren Vertretern an der Hauptversammlung gemäß dem Aktienge­setz zwingend erforderlich. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist somit Art 6 (1) c) DSGVO (Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung). Für die Verarbeitung ist die Lenzing Aktiengesellschaft Verantwortlicher iSd Art 4 Z 7 DSGVO.

5.2. An wen werden personenbezogene Daten von Aktionären übermittelt? Die Lenzing Aktiengesellschaft bedient sich zum Zwecke der Ausrichtung der Hauptversammlung externer Dienstleistungsunternehmen, wie etwa Notaren, Rechtsanwälten, Banken und IT-Dienstleistern. Diese erhalten von Lenzing Aktiengesellschaft nur solche personenbezogenen Daten, die für die Ausführung der beauftragten Dienstleistung erforderlich sind, und verarbeiten die Daten, sofern es sich um Auftragsverarbeiter iSd Art. 4 Z 8 DSGVO handelt, ausschließlich nach Weisung der Lenzing Aktiengesellschaft. Soweit rechtlich notwendig, hat die Lenzing Aktiengesellschaft mit diesen Dienstleistungsunternehmen eine datenschutzrechtliche Vereinbarung abgeschlossen.

Nimmt ein Aktionär an der Hauptversammlung teil, können alle anwesenden besonderen Stimmrechtsvertreter gem § 3 Abs 4 COVID-19-GesV, die Vorstands- und Aufsichtsratsmitglieder, der Notar und alle anderen Personen mit einem gesetzlichen Teilnahmerecht in das gesetzlich vorgeschriebene Teilnehmerverzeichnis (§ 117 AktG) Einsicht nehmen und dadurch auch die darin ge­nannten personenbezogenen Daten (u. a. Name, Wohnort, Beteiligungsverhältnis) einsehen. Lenzing Aktiengesellschaft ist zudem gesetzlich verpflichtet, personenbezogene Aktionärsdaten (insbesondere das Teilnehmerverzeichnis) als Teil des notariellen Protokolls zum Firmenbuch beim zuständigen Firmenbuchgericht einzureichen (§ 120 AktG).

Darüber hinaus können personenbezogene Daten von Aktionären im Anlassfall auch an die zuständigen Behörden oder Stellen übermittelt werden.

5.3. Wie lange werden personenbezogene Daten von Aktionären gespeichert? Die Daten der Aktionäre werden anonymisiert bzw. gelöscht, sobald sie für die Zwecke, für die sie erhoben bzw. verarbeitet wurden, nicht mehr notwendig sind, und soweit nicht andere Rechtspflichten eine weitere Speicherung erfordern. Nachweis- und Aufbewahrungspflichten ergeben sich insbesondere aus dem Unternehmens-, Aktien- und Übernahmerecht, aus dem Steuer- und Abgabenrecht sowie aus Geldwäschebestimmungen. Sofern rechtliche Ansprüche von Aktionären gegen die Lenzing Aktiengesellschaft oder umgekehrt von der Lenzing Aktiengesellschaft gegen Aktionäre erhoben werden, dient die Speicherung personenbezogener Daten der Klärung und Durchsetzung von An­sprüchen in Einzelfällen. Im Zusammenhang mit Gerichtsverfahren vor Zivilgerichten kann dies zu einer Speicherung von Daten während der Dauer der Verjährung zuzüglich der Dauer des Gerichtsverfahrens bis zu dessen rechtskräftiger Beendigung führen.

5.4. Welche Rechte haben Aktionäre im Hinblick auf ihre personenbezogenen Da­ten?
Jeder Aktionär hat ein jederzeitiges Auskunfts-, Berichtigungs-, Einschränkungs-, Widerspruchs- und Löschungsrecht bezüglich der Verarbeitung der personenbezogenen Daten sowie ein Recht auf Datenübertragung nach Kapitel III der DSGVO. Diese Rechte können Aktionäre gegenüber der Lenzing Aktiengesellschaft unentgeltlich über die E-Mail-Adresse privacy@lenzing.com oder über die folgenden Kontaktdaten geltend machen:
Lenzing Aktiengesellschaft
AT-4860 Lenzing, Werkstraße 2
Telefax: +43 (0) 7672 918-4005

Zudem steht den Aktionären ein Beschwerderecht bei der Datenschutz-Aufsichtsbehörde nach Art 77 DSGVO zu.

5.5. Weitere Informationen
Weitere Informationen zum Datenschutz sind in der Datenschutzerklärung auf der Internetseite der Lenzing Aktiengesellschaft www.lenzing.com unter den Menüpunkten "Investoren" und "Hauptversammlung" zu finden.

VII. WEITERE ANGABEN UND HINWEISE

Gesamtzahl der Aktien und Stimmrechte
Zum Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung beträgt das Grundkapital der Gesellschaft EUR 27.574.071,43 und ist zerlegt in 26.550.000 auf Inhaber lautende Stückaktien. Jede Aktie gewährt eine Stimme. Die Gesamtzahl der Stimmrechte beträgt demzufolge zum Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung 26.550.000 Stimmrechte.

Keine physische Anwesenheit
Wir weisen nochmals ausdrücklich darauf hin, dass bei der Durchführung der kommen­den Hauptversammlung als virtuelle Hauptversammlung gemäß der COVID-19-GesV weder Aktionäre noch Gäste persönlich zugelassen sind.

Lenzing, im Mai 2020
Der Vorstand

Ende der Mitteilung euro adhoc

Emittent: Lenzing AG

A-4860 Lenzing
Telefon: +43 7672-701-0
FAX: +43 7672-96301
Email: office@lenzing.com
WWW: http://www.lenzing.com
ISIN: AT0000644505
Indizes: ATX, WBI
Börsen: Wien
Sprache: Deutsch

Rückfragen & Kontakt:

Stephan Trubrich, CFA
Vice President Capital Markets
Lenzing AG
Telefon: +43 676 7576378
E-Mail: s.trubrich@lenzing.com

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