Kundenbeziehungen & Datenschutz: Lösung auf Knopfdruck

Unternehmen, die CRM-Systeme nutzen und Kundendaten verwalten, müssen sich rüsten. CRM-Dienstleister gorelate hat Tools entwickelt, die Unternehmen auf Knopfdruck DSGVO-fit machen.

Wien (OTS) - Die EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) stellt Unternehmen vor große Herausorderungen und zeitlich unter Druck. Bereits am 24. Mai 2016 in Kraft getreten sind Unternehmen bis 25. Mai 2018 gefordert, sämtliche Prozesse rund um die Verarbeitung von personenbezogenen Daten entsprechend zu prüfen um sie an die DSGVO anzupassen und zu dokumentieren.

Customer-Relationship-Management-Systeme (CRM) als zentrales Tool bzw. Konzept zur Verarbeitung von kunden- und damit auch personenbezogenen Daten rücken damit naturgemäß in den Fokus. „Insbesondere große und mittelständische Unternehmen haben in den vergangenen Jahren erfolgreich in nachhaltige CRM-Systeme investiert, um damit ein modernes Beziehungsmanagement aufzubauen und systematische Kundenbeziehungsprozesse zu gestalten“, erklärt Georg Gradinger, CEO des Wiener Consulting- und Dienstleistungsunternehmen gorelate.

Hilfreiches DSGVO-Werkzeug für die CRM-Softwarelösung von Microsoft

„Jetzt aber stehen diese Unternehmen vor der Herausforderung die gesammelten Daten in Hinsicht auf die Datenschutzgrundverordnung rechtssicher abzustimmen“, so der Experte für die Implementierung von CRM-Systemen. „Immerhin drohen bei nicht gesetzeskonformer Umsetzung hohe Strafen.“ Das CRM-Dienstleistungsunternehmen gorelate hat deshalb für die gängigste CRM-Softwarelösung von Microsoft (Microsoft Dynamics CRM) hilfreiche Tools entwickelt.

Ohne großen Aufwand ermöglichen die gorelate Data Protection Tools den Unternehmen auch nach dem 25. Mai 2018 datenschutzkonform zu handeln. Die wesentlichen Anforderungen der DSGVO nämlich Dokumentation der Arten von personenbezogenen Daten, Erfüllung von Auskunftsbegehren sowie die Löschung oder Anonymisierung dieser Daten erfüllen die Data Protection Tools sozusagen auf Knopfdruck.

„In der Praxis bildet unser Datenmodellanalysator Unternehmensdaten strukturiert ab. Darauf basierend kann definiert werden, welcher Teil der Daten personenbezogen und inwiefern sie DSGVO-relevant sind“, beschreibt Gradinger die Möglichkeiten der neuen gorelate Tools. Beim Auskunftsbegehren - jede natürliche Person hat das Recht Informationen darüber zu beantragen welche Daten im Unternehmen gespeichert werden - verhält es sich ähnlich. Sämtliche gespeicherte Daten über eine Person können mit den gorelate Data Protection Tools übersichtlich und auf einen Klick zusammengestellt und an die beantragende Person gesendet werden.  Aufwändiges manuelles Suchen und Exportieren der Daten entfällt.

Auskunftsbegehren, Datendokumentation und Löschung: alles auf einen Klick

Die Datenlöschung oder Anonymisierung erfolgt ebenfalls auf Knopdruck. Betrachtet eine Person die Verarbeitung seiner Daten als nicht gerechtfertigt oder legt Widerspruch gegen die Verarbeitung ein, so müssen diese Daten verpflichtend gelöscht werden. Statt alle Datensätze händisch löschen zu müssen, bieten die gorelate Data Protection Tools auch hier die Möglichkeit, alle gefundenen Daten einer Person automatisch zu löschen oder zu anonymisieren.

Als erfahrene Spezialisten für die Implementierung von CRM-Systemen sehen die ExpertInnen von gorelate in ihrer täglichen Arbeit, dass es Nachholbedarf gibt. „Es geht um weit mehr als Telefonnnummern und E-Mail-Adressen. Zu komplex scheinen die Regelungen, zu schwammig die Definitionen und zu drakonisch die Strafen bei eventuellen Verstößen. Verständlich, dass Unternehmen versucht sind alle CRM-Aktivitäten zu begraben, und die heiße Kartoffel Kundendaten so wenig wie nur irgendwie möglich anzugreifen“, weiß Gradinger.

Doch genau das Gegenteil ist der Fall. Nur mit einem guten CRM-Konzept und einer soliden Implementierung eines CRM-Systems wird es Unternehmen möglich sein den Spagat zwischen Kundenwissen und dem damit verbundenen Vorteil gegenüber den Marktbegleitern einerseits, und der Einhaltung der Regelungen aus der DSGVO andererseits, zu schaffen“, betont der gorelate Geschäftsführer.

Unternehmen, die ein CRM-Projekt planen und sich gleichzeitig mit der DSGVO auseinandersetzen müssen, raten die ExperteInnen von gorelate „gleich zur richtigen Lösung“ zu greifen, um sich damit viel Aufwand und Ärger zu ersparen. Ein zentrales System mit klar geregelten Zugriffsrechten, in dem transparent die für Geschäftsbeziehungen notwendigen und hilfreichen Informationen zu Ansprechpartnern verarbeitet werden, ist Voraussetzung um die Vorgaben aus DSGVO und DSG zu erfüllen.

Rückfragen & Kontakt:

gorelate GmbH
Geschäftsführerin Tina Zembacher
Seilerstätte 15/17a
1010 Wien
Tel. +43/1/3000944-20
https://www.gorelate.com

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