Lean Management in der Administration

Wien (OTS) - Lean Management in der Verwaltung, schlanke Administration und damit das Ausschöpfen enormer Einsparpotenziale standen im Mittelpunkt des zweiten Kaminabends des Instituts für Managementwissenschaften der TU Wien und der Fraunhofer Austria Research GmbH.

Einer der Forschungsschwerpunkte der Fraunhofer Austria Research GmbH in Wien ist die Frage, wie sich die Methoden von Lean Produktion auch in administrativen Bereichen umsetzen lassen. Dabei stehen das Erkennen und die Eliminierung von Verschwendung als zentraler Bestandteil des Lean-Gedankens im Fokus. Nach Fraunhofer Diktion ist Verschwendung alles, was nicht unmittelbar zur Wertschöpfung beiträgt. Kurz: Aufwendungen, für die der Kunde nicht bereit ist zu zahlen. Lean Management wurde insbesondere durch die Umsetzung schlanker Produktionen in der Automobilindustrie bekannt. Doch wie schlank sind die Prozesse in der Administration oder im Dienstleistungsbereich? Viele Unternehmen vermuten lediglich Verbesserungsmöglichkeiten. Es fehlt ihnen jedoch eine klare Strategie, um entsprechende Potentiale aufzudecken und zu realisieren.

Eine solche Strategie wurde nun mehr von den Forschern und Entwicklern der Fraunhofer Austria vorgestellt. Sie zeigt die erfolgreiche Weiterentwicklung der Methoden des Lean Managements auch für administrative Bereiche auf. "Wertstromdesign ist eine der bekanntesten Methoden zur Produktionsoptimierung und führt zu großen Erfolgen in der Industrie," erklärt DI Daniel Palm, Leiter des Geschäftsbereichs Produktions- und Logistikmanagement bei der Fraunhofer Austria Research GmbH. "Weniger bekannt ist, dass Wertstromdesign auch im administrativen Bereich zur Eliminierung nicht-wertschöpfender Tätigkeiten bereits erfolgreich eingesetzt wird."

Zur gezielten Verbesserung der Prozesse werden Engpässe, Schleifen, Fehlerquellen und Durchlaufzeiten im Prozess systematisch identifiziert. Mit Hilfe zeitwirtschaftlicher Methoden werden Bearbeitungszeiten und der Kapazitätsbedarf der einzelnen Prozessschritte ermittelt - ganz wie in der Produktion. "Nach unserer Erfahrung lassen sich viele administrativen Tätigkeiten auf genau definierte Prozessbausteine reduzieren, deren Zeitwerte transparent, reproduzierbar und nachvollziehbar sind," erklärt Felix Meizer, der bei Fraunhofer Austria zuständige Leiter für Prozesse und Service die Vorgehensweise. "Durch die Kombination mehrerer Bausteine können Arbeitsplätze und Arbeitsvorgänge modelliert und optimiert werden." Aufbauend auf den erkannten Potentialen wird ein verbesserter schlanker Ablauf entwickelt. Dabei wird insbesondere auf eine verbesserte Planung der Kapazitäten und damit eine optimale Verteilung der Ressourcen im Auftragsdurchlauf von Kundenanfragen, Abrechnungen oder anderen Verwaltungsprozessen geachtet. Mit dem Methodenbaukasten des Lean Managements stehen Hilfsmittel zur Verfügung um die Kundenorientierung und die Produktivität zu erhöhen, Durchlaufzeiten zu reduzieren, eine bestmögliche Auslastung der Mitarbeiter zu erreichen und die Verschwendung in den administrativen Prozessen zu reduzieren.

An praktischen Beispielen zum Thema Dokumentenmanagement unterstrichen am Kaminabend die beiden Gastreferenten Univ.-Lektor DI Dr. Christoph F. Strnadl, Chief IT Architect der Software AG Österreich und Mag. Martin Ferger, Geschäftsführer der Scanpoint Europe Holding GmbH die Bedeutung schlanker Administrationen für erfolgreiche Unternehmen.

Die Kaminabende sind eine feste Einrichtung des Instituts für Managementwissenschaften der TU Wien und der Fraunhofer Austria Research GmbH. Sie finden alle zwei Monate statt.

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