"MONITOR": Fehlende E-Mail-Archivierung als Spiel mit dem Feuer

Österreichische Gesetze zur E-Mail-Archivierung ungenau - Firmen warten weiter ab - Softwarelösungen rasch produktiv

Wien (OTS) - Bis 2009 soll der weltweite E-Mail-Verkehr von
derzeit 135 auf über 280 Milliarden Nachrichten pro Tag(!) ansteigen. Zu diesem Ergebnis kommt eine Untersuchung des amerikanischen IT-Marktforschers Radicati Group. Bei dieser Informationsflut kann es leicht geschehen, dass ein Mail unbeabsichtigt bzw. zu früh gelöscht wird, wichtige Informationen verloren gehen und wegen der fehlenden -gesetzlich vorgeschriebenen - Archivierung Geschäftsführer rechtlich zur Verantwortung gezogen werden können.

Der Österreicher tendiert dazu, anlassbezogen und erst dann zu handeln, wenn er sich bereits die Finger verbrannt hat. So lautet das Resümee von Alexandra Riegler in ihrer Analyse im MONITOR. Abwarten habe bereits bei Sicherheitsthemen nicht funktioniert, bei der E-Mail-Archivierung sei dies genauso. Richtlinien für die Archivierung fehlen in vielen Firmen zur Gänze, die mangelnde Motivation erkläre sich auch durch die "recht schwammig formulierten Gesetze", ergänzt Christian Rudoll von Heilig und Schubert Software.

In Deutschland, wo steuerrelevante E-Mails gleich behandelt werden müssen wie sonstige Geschäftsdokumente, oder in den USA, wo der Sarbanes Oxley Act noch viel weiter geht, werden Archivierungsprojekte mit Hochdruck vorangetrieben. Diesem Trend wird sich auch Österreich nicht verschließen können, zu deutlich gibt der Markt die Richtung vor.

Die Kosten für derartige Projekte dürften jedenfalls kein Hinderungsgrund sein, immerhin sei die Installation vieler Lösungen innerhalb einer Woche produktiv, rechnet Riegler vor. Abgesehen davon lägen die Kosten weit unter jenen von Dokumentenmanagement-Projekten. Mehr darüber lesen Sie im Schwerpunkt "Informationsmanagament" in der Mai-Ausgabe des MONITOR. Das Heft erscheint am 9. Mai.

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