Elektronische Rechnungslegung jetzt ausdrücklich gestattet

Neue Verordnung legt Bedingungen für E-Rechnung fest - E-Rechung bringt Verkürzung der Zeit bis zum Zahlungseingang und Papierersparnis

Wien (PWK038) - Mit der jüngst veröffentlichten Verordnung des Finanzministeriums stehen die Bedingungen für die elektronische Rechnungslegung zwischen Unternehmen und damit die papierlose E-Rechnung fest: "Seit 23. Dezember 2003 ist auch die rein elektronische Ausstellung und Übermittlung von Rechnungen unter gewissen Voraussetzungen möglich. Davon profitieren können nicht nur Unternehmer, die Rechnungen elektronisch verschicken möchten, sondern auch alle anderen, die diese Rechnungen empfangen und archivieren wollen oder müssen", weiß Peter Harlander, Jurist, Unternehmensberater sowie IT- und Rechtsexperte der Salzburger Fachgruppe Unternehmensberatung und Informationstechnologie (kurz UBIT) in der Wirtschaftskammer. "Die Ersparnis des Postweges kann die Zeit bis zum Zahlungseingang mindestens um zwei Tage, bei Problemen im Postamt bis zu einer Woche oder mehr verkürzen", rechnet Friedrich Bock, Bundesobmann des Fachverbandes Unternehmensberatung und Informationstechnologie (kurz UBIT) in der Wirtschaftskammer Österreich (WKÖ), vor. Und er verweist auf die heimischen Beratungs-und IT-Spezialisten, die im Fachverband UBIT ihre Heimat haben: "Sie können der Wirtschaft Anleitung für den effizienten Einsatz der E-Rechnung geben."

Zwar erfreute sich der Rechnungsversand per E-Mail schon bisher großer Beliebtheit. "Doch nur wenigen Unternehmern war bisher das damit verbundene Risiko bekannt", weiß er: "Elektronische Rechnungen entsprachen nämlich bis vor kurzem nicht den Erfordernissen des Umsatzsteuergesetzes und berechtigten daher nicht zum Vorsteuerabzug. Dafür war weiterhin eine gedruckte Rechnung oder Sammelrechnung erforderlich.

Unter dem Stichwort "Interoperabilität" nennt Bock noch einen wirtschaftlich wichtigen Aspekt: "Elektronische Rechnungen können unter bestimmten Bedingungen auch Kosten sparen helfen. Wenn ein geschlossen papierloses System vom Rechnungsaussteller bis in die Buchhaltung des Kunden hergestellter wird, kann manueller Tipp- und Kontrollaufwand weitgehend entfallen. Gerade in diesem Punkt haben die Anbieter von Buchhaltungs-, Warenwirtschaft- und Logistikprogrammen sowie Dienstleistern, die für Unternehmen Rechnungen ausstellen, die Verantwortung ihre Kunden zu unterstützen und sich für die Definition eines gemeinsamen Standards der Rechnungslegung einzusetzen. Nur damit ist mittelfristig die nahtlose Weiterverarbeitung von Rechnungen in unterschiedlichen Unternehmen und die Anbindung des Zahlungsvorgangs möglich.

Bei der Elektronischen Rechnungslegung müssen die Einzelrechnungen mit einer elektronischen Signatur, die jede/-r Interessierte bereits erwerben kann, versehen werden. Falls Daten im EDI-Format ausgetauscht werden, ist es unter bestimmten Bedingungen auch ausreichend, dass Sammelrechnungen signiert werden. Darin sieht Harlander den großen Wermutstropfen - "nämlich den Umstand, dass das österreichische Signaturgesetz für die digitale Signatur nur personenbezogene Zertifikate kennt. Damit ist eine automatisierte Massenverarbeitung unmöglich, weshalb für elektronischen Rechnungen vorläufig nur in bestehenden Geschäftsverbindungen zum Einsatz kommen werden und ihre Nutzung gegenüber dem Endverbraucher vorläufig geringe Bedeutung haben wird. (JR)

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