Erfolgreiche Umstellung des Meldewesens in Wien

Magistrat informierte umfassend - Auch fremdsprachige Inserate für ausländische MitbürgerInnen

Wien, (OTS) Erfolgreich war die Umstellung des Meldewesens in Wien: Die organisatorischen Neuerungen wurden von der Stadt Wien als Dienstleister erfolgreich bewältigt. Daran waren in erster Linie die Magistratsdirektion, Stadträtin Mag. Renate Brauner mit ihrem Büro, die MA 62 und die Magistratischen Bezirksämter beteiligt. Eine besondere Herausforderung war auch die Öffentlichkeitsarbeit - musste der Presse- und Informationsdienst der Stadt Wien (PID) den WienerInnen ja nicht nur sagen, dass An/Ab/Ummeldungen nun in den Bezirksämtern durchgeführt werden, sondern auch über Neuerungen beim (bundesgesetzlich geregelten) Meldewesen selbst informieren und auch die ausländischen MitbürgerInnen mit entsprechenden Infos versorgen. Daher waren auch neue Wege in der Öffentlichkeitsarbeit zu erproben. Die Informationskampagne "Meldewesen" mit ihren umfassenden Informationen, auch in Fremdsprachen, mit ihren verschiedenen Mittel der Öffentlichkeitsarbeit - von Internet über die RK, die Zeitschrift wien.at bis zu Inseraten, von der MitarbeiterInnenzeitung wien.at aktuell bis zu PR-Strecken in verschiedenen Publikationen - erreichte ihr Ziel, den 1,6 Millionen WienerInnen mitzuteilen, was nun neu ist. Und das Meldewesen-CallCenter unter 277 55 0 musste daher auch "nur" einige hundert Anfragen zum Thema bewältigen.****

Mit 1. März ging die Kompetenz für das Meldewesen bekanntlich vom Bund auf die Stadt Wien über. Der PID hatte daher bereits im Herbst 2001 ein Konzept zum Thema Öffentlichkeitsarbeit Meldewesen erarbeitet und nach der Verschiebung des Starttermins von 1. Jänner auf 1. März 2002 entsprechend adaptiert. Und ging neue Wege in der Öffentlichkeitsarbeit: In der Abteilung wurde eine Koordinatorin Öffentlichkeitsarbeit bestellt, die gemeinsam mit den KollegInnen im PID, mit den anderen "betroffenen" Bereichen (Koordination Meldewesen: Magistratsdirektion; Meldeservicestellen: Magistratische Bezirksämter; zuständig für das Meldewesen ist außerdem die MA 62/Ressort StrIn Renate Brauner; zuständig für den PID: Vbgm. Grete Laska) und den beauftragten Agenturen für die Durchführung der Kampagne sorgte. Erstmals gab es dabei auch in der Zeitschrift wien.at print fremdsprachige Infos.

Schwerpunkte der Informationstätigkeit

Für den PID ergaben sich in der Öffentlichkeitsarbeit folgende besondere Schwerpunkte:

Die BürgerInnen sollten darüber informiert werden, dass das Meldewesen ab 1. März Angelegenheit der Stadt und nicht mehr der Polizei ist.

Dabei musste die Stadt aber auch darauf hinweisen, dass die gesetzlichen Grundlagen vom Bund geschaffen wurden und die Stadt Wien sie umzusetzen hat. Dabei war auch darüber zu informieren, dass der Meldezettel zwar unglückseligerweise nach wie vor so heißt, aber eine völlig andere Funktion hat.

Ab/An/Ummeldungen und Meldeauskünfte bedeuten geschätzte 400.000 zusätzliche KundInnenkontakte jährlich für die Stadt. Damit hat die Verwaltung ebenso viele Chancen, ihre Dienstleistungsbereitschaft und ihr bürgerInnen- und serviceorientiertes Agieren darzustellen.

Ein Problem war die geringere Anzahl von Meldeservicestellen: 19 Meldeservicestellen bei den MBAs statt vorher rund 120 Polizeikommissariate und Wachzimmer. Der Vorteil der Stadt aber:
An/Ab/Ummeldungen können auf jedem MBA, nicht nur im Wohnbezirk, erfolgen können

In der Informationsarbeit wollte der PID auch klar machen, dass der Meldevorgang bei den MBAs (bzw. wenn man sich selbst das Formular Meldezettel ausdruckt) kostenlos ist, wogegen die Trafiken Geld für das Ausdrucken des Formulars aus dem Internet verlangen wollen.

Neben der eigentlichen Neuerung, der "Übersiedlung" des Meldewesens von der Polizei zur Stadtverwaltung, sollte auch der "Mehrwert" für die Stadt Wien, die moderne Verwaltung/Verwaltungsmodernisierung und die BürgerInnenfreundlichkeit, kommuniziert werden. Dabei wurden auch die Bezirksämter als Serviceeinrichtung entsprechend beworben.

Dem Gemeinderatsbeschluss vom Juni 2000 entsprechend wurde die Agentur Ecker&Partner/LoweGGK mit der Erarbeitung eines Kommunikations- und Öffentlichkeitsarbeitskonzepts beauftragt. Diese Konzepte basierten auf dem Vorkonzept des PID/MA 53 und einem entsprechenden Briefing.

Maßnahmen

Sie wurden sowohl vor als auch nach dem 1. März eingesetzt:

o Mediengespräch von Stadträtin Brauner am 29. Jänner 2002 als Auftakt, gefolgt von entsprechenden wien.at rk-Aussendungen (siehe www.wien.at/ )
o Meldewesen-Beilage in der Februar-Ausgabe von wien.at print,
mit Kurzzusammenfassungen in Englisch, Türkisch, Serbo Kroatisch. Wurde als Fortdruck über die LeserInnenhotline auf Anfrage zugesendet.
o Inserate: Zwei Durchgänge mit klassischen Inseraten (vor dem 1. März: "Das Meldewesen übersiedelt", nach dem 1. März: "Das Einfachste am Übersiedeln ist das Anmelden") wurden durch
kleine gestaltete Anzeigen im Immobilienteil Wiener Tageszeitungen ergänzt und sollten so besonders die Zielgruppe der Wohnungssuchenden auf die neue Situation aufmerksam machen.

Die klassischen Inserate wurden zwecks Information der großen Gruppe der fremdsprachigen BürgerInnen in Übersetzung auch in jenen Publikationen geschaltet, die von den ausländischen MitbürgerInnen in Wien häufig gelesen werden (z.B. Hürriyet).

o PR-Strecken in diversen Publikationen, u.a. für die Zielgruppe StudentInnen.
o Stadträtin Brauner informierte in einem Brief die in Wien ansässigen internationalen Organisationen und die Botschaften über die Melde-Kompetenz des Magistrats.
o Kleinplakate, hervorgegangen aus den Inseraten, wurden für Polizeikommissariate und Wachzimmer und Ämter produziert.
o Spezielle Plakate mit Hinweisen auf die Situierung der Meldeservicestellen gab es für die MBAs.
o Flugblätter wurden in Deutsch, Englisch, Türkisch, Serbokroatisch produziert - mit den Adressen der 19 Bezirksämter, für die BürgerInnen (via LeserInnenhotline/Call Center), MBAs, weitere Magistratsdienststellen, Polizei, Integrationsfonds, Ausländervereine usw. Druck und Verteilung erfolgen zwecks Einsparung im PID.
o Die LeserInnenhotline der Zeitschrift wien.at print wurde -
nach entsprechender Schulung der MitarbeiterInnen - als Call Center für das Meldewesen eingesetzt und beworben.
o Der wien.at Internet-Auftritt hatte im März auf der Homepage einen Schwerpunkt Meldewesen, außerdem gibt es entsprechende weitere Internet-Seiten der MA 62. Auch die fremdsprachigen (Englisch, Türkisch, Serbokroatisch) Flugblatttexte wurden ins Internet gestellt.

Die Magistratischen Bezirksämter haben über ihren Öffentlichkeitsarbeiter ihre Seiten natürlich auch entsprechend adaptiert, detto die MA 61.

o Beiträge in der MitarbeiterInnenzeitung wien.at aktuell.
o Die Hauswandzeitung beschäftigte sich ebenfalls mit dem Thema.
o Witzige Rundfunkspots behandelten das Meldewesen detto.
o Abgerundet wurde die Info-Kampagne durch persönliche Gespräche mit div. Medien und Institutionen, Interviews usw.
o Aus bundesgesetzlichen Gründen war leider keine e-government Lösung/Durchführung der An/Ab/Ummeldung via Internet zulässig. Der neue Meldezettel (=Antragsformular) ist aber über www.wien.at/ abzurufen und kann ausgedruckt werden.
o Als spezielles Service für die MitarbeiterInnen der Meldeservicestellen und die BürgerInnen hat der PID den Meldezettel samt Erläuterungen auch auf Englisch, Türkisch, Serbo-Kroatisch übersetzen lassen. Steht natürlich nicht im Internet, um Verwirrungen zu vermeiden - für den Meldevorgang ist nur die deutsche Version gültig. Die Übersetzungen wurden aber ebenso wie jene der Flugblätter auch anderen Einrichtungen (Uni Wien, Int. Studentenservice; andere Städte, Städtebund) zur Verfügung gestellt.
o Der PID unterstützte auch den Städtebund in seiner Informationstätigkeit für andere Städte: Außer Wien wurden mit 1. März noch 14 weitere österreichische Städte für das Meldewesen zuständig.
o Für die Intranet-Infos sorgt die MA 62.

MitarbeiterInnenmotivation und Problem Wartezeit

Ein besonders wichtiger Punkt war natürlich die KundInnenbetreuung bei den Meldeservicestellen. Da selbst das beste Warteraummanagement Wartezeiten nicht verhindern kann, wollte die Stadt den BürgerInnen diese Wartezeit in den ersten Tagen "versüßen". Dazu wurden für den Beginn Dispenser mit (von Ricola Kräuterzuckerln gesponserten) Süßigkeiten aufgestellt.

Besonderes Augenmerk wurde auch auf die MitarbeiterInnenmotivation gelegt - motivierte Bedienstete sind bessere KundenbetreuerInnen. So gab es am 1. März in jeder Meldeservicestelle eine kleine vitaminreiche Überraschung von Stadträtin Brauner - der Gemüsekorb wurde von der LGV gesponsert. Für die MitarbeiterInnen der Meldeservicestellen wurden auch eigene Mousepads produziert.

Mehr dazu im Internet www.wien.at/ :

o www.wien.at/vtx/vtx-rk-xlink?SEITE=020020129012
o www.wien.at/vtx/vtx-rk-xlink?SEITE=020020215009
o www.wien.at/vtx/vtx-rk-xlink?SEITE=020020218002
o www.wien.at/vtx/vtx-rk-xlink?SEITE=020020220002
o www.wien.at/vtx/vtx-rk-xlink?SEITE=020020227013
o www.wien.at/vtx/vtx-rk-xlink?SEITE=020020301015
o www.wien.at/vtx/vtx-rk-xlink?SEITE=020020306015

(Schluss) hrs

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