Euro-Umstellung in der ADV bisher ohne große Probleme

25 Millionen Datensätze mussten alleine im Abgaben- und Finanzbereich auf Euro umgerechnet werden

Wien (OTS) Bisher - und alle klopfen auf Holz - verlief die Euro-Umstellung bei der MA 14-ADV ohne größere Probleme, es hat funktioniert. Einzelne Euro-relevante Stichtage im ADV-Bereich stehen allerdings noch bevor, auch sind Nacharbeiten nötig, das große Aufatmen findet daher noch nicht statt.

Die MA 14 gehörte zu jenen Abteilungen, die bei der Umstellung auf die neue Währung besonders umfassend agieren musste. Innerhalb von genau geplanten Stillstandszeiten des Online-Betriebs im Dezember und Jänner wurden die Schilling-Beträge auf Euro umgerechnet, damit eine doppelte Speicherung von Beträgen oder gar ein paralleler Betrieb der Verarbeitungen vermieden wird. Seit mehr als drei Jahren wurden in der MA14-ADV im Rahmen eines übergeordneten Euro-Projektes alle EDV-Programme daraufhin überprüft, ob sie Schillingwerte enthielten und wie die Änderung der Währung vorgenommen werden musste. Eigens nominierte Euro-Beauftragte in allen Dienststellen des Magistrats hatten dazu gemeinsam mit den EDV-AnsprechpartnerInnen den Bedarf erhoben und notwendige Änderungen in Auftrag gegeben. Für die zentralen Applikationen in der Gemeinde Wien wurden die Programme bereits geändert und entsprechende Anpassungen vorgenommen. Zahlreiche Programme wurden aber auch in einzelnen Fachabteilungen dezentral in Excel oder Access erstellt. Für diese Programme kann die ADV keine genauen Aussagen über die Auswirkungen der Umstellung machen.

EUR statt Euro-Symbol

Nach wie vor gilt übrigens bei der Stadt Wien die Entscheidung, nicht das Euro-Symbol als Währungsbezeichnung zu verwenden, sondern statt dessen den ISO-Währungscode EUR zu schreiben. Auch der Bankensektor hat zur Vermeidung zusätzlicher Probleme und hoher Kosten diese Empfehlung herausgegeben. Denn das auf manchen PC- und Notebooktastaturen vorhandene Euro-Zeichen kann bei manchen Schriften oder Druckern nicht lesbar sein.

25 Millionen Datensätze mussten allein im Abgaben- und Finanzbereich auf Euro umgerechnet werden

Einer der Hauptbetroffenen der Euro-Umstellung im Magistrat ist die MA 6 als zentrale Verrechnungsabteilung. Doch auch andere Dienststellen hatten zahlreiche Umstellungsarbeiten zu bewältigen. Besonders hervorzuheben sind dabei auch jene Fachabteilungen, die an die MA 6 Daten liefern, die verrechnet werden sollen. Dazu zählen zum Beispiel Hundeabgabe, Ortstaxe, Strafen für falsches Parken, Vergnügungssteuer oder Verstöße gegen die Gewerbeordnung. Zuständig dafür sind die MA 4, MA 36, MA 46, MA 67 und die Bezirksämter.

Übrigens: Für die Stadt Wien werden sich durch die Währungsumstellung Einnahmen verringern. Aufgrund der Tarifbeschlüsse werden Gebühren oder Strafen so in Euro umgerechnet, dass für die BürgerInnen kein Nachteil entsteht. Parkscheine und einzelne Abgaben wie auch Strafen wurden billiger.

Die für die Verrechnung notwendigen Daten werden bereits seit Jahren elektronisch an die MA 6 übermittelt, seit Anfang 2002 werden diese Daten in Euro geliefert und dann verrechnet. Dafür ist die Umrechnung von 25 Millionen Datensätzen auf Euro erforderlich - eine enorme Zahl, obwohl ein wichtiges Ziel, die Reduktion der Daten, erreicht werden konnte: Einerseits wurde untersucht, ob nicht mehr notwendige Daten gelöscht werden können, andererseits sollten in vielen Fällen anstelle der Einzelpositionen nur Buchungssalden übertragen werden. Alleine durch diese Maßnahme wurde eine Einsparung von 90% erreicht!

Testen, testen, testen... Tests liefen seit Mitte August

Seit Mitte August 2000 liefen bereits die Tests für die große Umrechnung. Dabei wurde unabhängig vom Tagesgeschäft versucht, die Umstellungssituation möglichst vollständig zu simulieren. Aufgrund der so gewonnenen Erfahrungen konnte in weiterer Folge ein genauer Terminplan vereinbart werden. Denn während der Echt-Durchführung zum Jahreswechsel 2001/2002 gab es eine Phase, in der keine Dateneingaben erfolgen konnten. Dieses Zeitfenster wurde natürlich möglichst kurz gehalten, um den Betriebsablauf gerade zum Ende des Jahres möglichst wenig zu beeinträchtigen. Es wurde in diesem Bereich mit etwa einer Woche Stehzeit gerechnet, zumal hier die Euro-Umstellung in mehreren Stufen erfolgte.

Insbesondere die MA 6 - Rechnungsamt hatte eine verantwortungsvolle Rolle im Rahmen dieses Projektes übernommen. Der Aufwand für die Tests und Verifizierungen der Daten bei der Euro-Umstellung darf nicht unterschätzt werden: Konkret ging es dabei darum, die umgerechneten Salden auf Plausibilität zu prüfen bzw. Schwachstellen bei der Umstellung frühzeitig zu erkennen und darauf reagieren zu können. Der Aufwand für Programmänderungen hatte sich in diesem Bereich dagegen als weniger aufwendig als erwartet herausgestellt, die notwendigen Arbeitsschritte waren relativ unkompliziert durchführbar.

Gut informierte MitarbeiterInnen

Die Magistratsdirektion-Verwaltungsakademie hatte mit ihrem neuen e-Learning-Angebot in Wien Intern - dem Firmen-Intranet -umfassende Informationen zum Thema Euro für die MitarbeiterInnen veröffentlicht. Zusätzlich gab es auch über die MA 14 Schulungen und Informationsveranstaltungen und viele weitere Informationsangebote, um die MitarbeiterInnen der Stadt Wien entsprechend über den Euro zu informieren.(Schluss) hrs/kid

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