Y2K bringt rationellere Verwaltung

Wien, (OTS) Weitere Rationalisierungen bei der Verwaltung:
das ist für die Stadt Wien ein positiver Effekt des Jahr-2000-Problems. Aus der Notwendigkeit, ein nicht 2000-taugliches EDV-System der Bezugsverrechnung abzulösen, entstand WIPIS, das Wiener Integrierte
Personalverwaltungssystem. Und das bedeutet nicht nur Neuerungen
bei der elektronischen Bezugsverrechnung (die sich aber natürlich nicht auf die Höhe der Gehälter auswirken) für die städtischen Bediensteten und PensionistInnen, sondern auch das Zurückdrängen des Papierakts im Personalbereich. Wurden bisher bei zwei Abteilungen, MA 2 und MA 3, dieselben Personaldaten einmal auf Papier und einmal per EDV erfasst, so werden mit WIPIS diese Doppelgleisigkeiten vermieden. Außerdem wurde die Dienstpost auf Papier verringert und ein leistungsfähiges Abrechnungssystem für rund 110.000 Menschen geschaffen.****

Die Stadt Wien arbeitet seit längerer Zeit an Überprüfungen und Problemlösungen in Zusammenhang mit Y2K. Schon seit Jahren war klar, dass das seit 1973 für die Bezugsverrechnung eingesetzte EDV-System die Jahrtausendwende nicht überstehen würde. Die MA 3, das Besoldungsamt, betreut mit diesem System die Gehälter,
Zulagen, Pensionen usw. von rund 110.000 Menschen - neben den aktiven städtischen Bediensteten gehören auch die LandeslehrerInnen, Funktionäre, HausbesorgerInnen und Stadt-Wien-PensionistInnen dazu.

Wegen der nötigen Neuerungen bei diesem System wurde 1993
eine Projektkommission für ein "Wiener Integriertes Personalinformationssystem WIPIS" eingesetzt. Diese Kommission arbeitete unter dem Vorsitz von OSR Dr. Friedrich Weinke von der Magistratsdirektion-Verwaltungsorganisation -Projektkoordinator
war der EDV-Spezialist Tischler von der MA 14 - gemeinsam mit den betroffenen Fachbereichen an dem neuen Personalinformationssystem. Die besondere Schwierigkeit lag darin, alle von der Bezugsverrechnung betroffenen Stellen und ihre Anforderungen, von der MA 3 über den KAV bis zum Stadtschulrat, zu koordinieren und ein passendes EDV-System zu entwickeln. Erleichtert wurde die Aufgabe allerdings durch die Möglichkeit, bereits geschaffene EDV-Strukturen vom Amt der Salzburger Landesregierung anzukaufen und für Wien zu adaptieren.

WIPIS brachte aber nicht nur eine neue - für die städtischen Bediensteten auf ihrem Gehaltszettel seit Mai 1999 sichtbare -praktizierte Form der Bezugsverrechnung, sondern vor allem wesentliche Rationalisierungen bei der Personalverwaltung. Alle wichtigen Personaldaten (Geburtsdatum, Adresse, Familienstand, Personalnummer, Dienstelle, Einreihung ...) der Stadt-Wien-MitarbeiterInnen wurden früher mehrfach erfasst. So wurden sie in der MA 2, dem Personalamt, im papierenen Akt vermerkt und auch auf Papier geändert, etwa wenn sich der Familienstand wegen einer Heirat änderte oder der/die Bedienstete anders eingereiht wurde. Die MA 3, das Besoldungsamt, benötigte für die Bezugsverrechnung exakt dieselben Daten, musste sie aber erst vom Papier in die EDV übertragen. WIPIS bringt nun das weit gehende Verschwinden des papierenen Aktes im Personalamt. Auch hier erfolgt nun eine elektronische Eingabe. Bei der Aufnahme von Bediensteten gibt es zwar weiterhin den Vertrag schwarz auf weißem Papier, zwischen Personalamt und Besoldungsamt entfällt aber das mühsame Handling, alle Daten werden elektronisch verarbeitet, gespeichert und geändert.

WIPIS soll in Zukunft mehr und mehr die vielfache Erfassung
von Personaldaten auf dem Papier ablösen, die derzeit zwischen den einzelnen Magistratsabteilungen und dem Personal- bzw.
Besoldungsamt weitgehend noch üblich ist, und diese durch elektronische, dezentrale Personalverwaltung ersetzen. (Schluss)
hrs

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