Dokumentenmanagement & Verwaltungsinformatik '97 ADV-Tagung am 13. und 14. November in Wien

Wien (OTS) - Kaum haben sich die Internet-User an ein rasch wachsendes Electronic Commerce-Angebot gewöhnt, findet sich bereits der nächste Mehrwertdienst im Netz: Electronic Government ist momentan die aktuelle Herausforderung. Die Arbeitsgemeinschaft für Datenverarbeitung (ADV) organisiert zu diesem Thema eine dreitägige Veranstaltung. Am 12. November findet in Wien ein Seminar zum Thema "Dokumentenverwaltung und Ablaufsteuerung in der öffentlichen Verwaltung" statt und am 13. sowie 14. November gibt es die Tagung "Electronic Government: Verwaltungsmodernisierung durch Informationstechnik".

Informationstechnologie muß letztendlich in der privaten wie öffentlichen Aufbau- und Ablauforganisation eine Erleichterung für die Kunden und Arbeitnehmer bzw. Beamten bringen. EDV kann nicht Selbstzweck in der Verwaltung sein, sondern muß zur allgemeinen Produktivitätssteigerung beitragen, um den Return-of-Investment in allen Bereichen einer Organisation zu garantieren. Der gezielte Einsatz von Technologien wie Workflow, Dokumentenmanagement und Internet schafft die Grundlage für ein Electronic Government als neuen Ansatz für eine Verwaltungsreform. Die zweitägige Tagung gibt dazu einen detaillierten Überblick zu allen Aspekten der Informatikanwendung: Beginnend bei Standartsoftware für die Reorganisation des Haushaltsmanagement bis zum Bürgerservice per Internet findet man alle Problemfelder und Lösungsansätze durch zahlreiche, anerkannte Experten aus der Wirtschaft und dem öffentlichen Bereich vorgetragen.

Wie etwa moderner Workflow Produktivitätsgewinn in der öffentlichen Verwaltung schafft, zeigte dieses Jahr das Außenministerium in Zusammenarbeit mit UNISYS. Alles ist im Fluß -klingt mitunter beruhigend, bei traditionellen Aufbau- und Ablauforganisationen kommt aber der Aktenfluß häufiger als notwendig ins Stocken. Moderne Informationstechnologie kann die verstopften Datenkanäle eines Unternehmens aber wieder frei machen, wie an zahlreichen Vorträgen am 13. und 14. November bei der ADV-Tagung "Verwaltungsinformatik 97" in Wien zu hören sein wird. Schon kurz nach seinem Amtsantritt als Außenminister verlangte Dr. Wolfgang Schüssel, daß sein neues Amt zu einem modernen Informationszentrum werden soll. Etwa zwei Jahre nach Erteilung dieses Auftrags verfügt das Außenministerium nicht nur über eine zeitgerechte EDV-Infrastruktur sondern auch über ein elektronisches Workflow-System, das nachhaltig und elementar die interne Verwaltung dieses Amtes reformiert hat.

Mit der Einführung des elektronischen Akts im Außenministerium erfuhr das Kanzleiwesen nach Aussage von Mag. Gerhard Milletich, Leiter der EDV im Bundesministerium für auswärtige Angelegenheiten, die größte Veränderung seit dem Bestehen der Kanzleiordnung aus der Zeit von Maria Theresia. Der klassische Ansatz für Verwaltungsreformen war leider bisher nur allzu oft die Entwicklung von Strategien, die Planung der Umsetzung, jedoch nur selten gefolgt von einer Realisierung. "Wir sind einen anderen Weg gegangen", erklärt Milletich stolz, "zunächst stellten wir die entsprechenden EDV-Werkzeuge zur Verfügung, diese haben eine Veränderung der Arbeitsabläufe nicht nur ermöglicht, sondern erzwingen diese sogar!"

Unter der Bezeichnung MEDIA (Modernisierung der Elektronischen Datenverarbeitung im Außenministerium) wurde von UNISYS eines der größten Workflow-Projekte in Österreich durchgeführt. MEDIA umfaßt die komplette EDV-Ausstattung inklusive 650 UNISYS Aquanta PCs, zwölf Windows NT-Server und 91 Kilometer Kabel, sowie die elektronische Kommunikation, alle Programme und die Digitalisierung und Speicherung aller Akten. Bei den verwendeten Systemkomponenten kommen sowohl bei der Hardware als auch Software nur de-facto-Industriestandards zum Einsatz. Als zentrale Programmkomponente wird das Produkt FABAsoft Components von Fallmann & Bauernfeind aus Linz verwendet, das unter einer Windows-kompatiblen Benutzeroberfläche die Funktionalität eines Vorgangsbearbeitung- und eines Groupwaresystems vereint. FABA ComponentWare stützt sich voll auf die Microsoft Windows-Plattform. Es ist eine objektorientierte Client/Server-Lösung für die Optimierung von unternehmensweiten Geschäftsprozessen. Die modulare Struktur der FABA ComponentWare macht es zu einer hervorragenden Lösung für Business-Process-Reengineering, Gruppenzusammenarbeit und elektronische Umsetzung von Aufbau- und Ablauforganisationen. Es unterstützt weiters die Funktionalität von KIS (Kanzlei-Informations-Systeme) und eben speziell im Fall des BMAA auch das Management eines elektronischen Akts.

Heute ist jeder Arbeitsplatz im Außenministerium mit einem PC ausgestattet. Und dies gilt nicht nur für die Zentrale in Wien sondern auch für alle 109 Vertretungen im Ausland. Von Lima über Abidjan an bis nach Canberra sind alle Vertretungen gleich ausgestattet. Auf den Windows NT Client/Server-Systemen ist neben den spezifischen Workflow-Produkten MS-Office mit einer electonic Mail-Anbindung installiert. Eigene, bereits in den vergangenen Jahren erstellte Applikationen auf einem ORACLE-Datenbanksystem bieten entsprechende Arbeitserleichterungen in den übrigen Anwendungsgebieten wie Registrierung, Dienstrecht und Personalverwaltung. Selbstverständlich erfolgt auch die Visaabwicklung elektronisch. Besonders stolz ist die EDV-Abteilung auf den Umstand, daß durch die zukunftsorientierte Planung dieses System bereits "schengenreif" ist. "Durch den speziellen Einsatz von Workflow- und Workgroupcomputing erfolgte auch eine Verflachung der Hierarchie" erklärt Dr. Thomas Plank von UNISYS nicht ohne Stolz. Das System ermöglicht eine bessere Nachvollziehbarkeit der Abläufe. Dadurch ist es auch möglich, daß die öffentliche Verwaltung von einer Organisation des Mißtrauens zu einer des Vertrauens wird, betonte Ing. Rolf Walden von UNISYS. Dem einzelnen Referenten kann und wird mehr Verantwortung übertragen, da der Leiter der Organisationsabteilung stets die Möglichkeit hat, helfend und steuernd einzugreifen. Zuteilungen von Einlaufstücken werden durch das System unterstützt und müssen nicht mehr vom Sektions- oder Abteilungsleiter durchgeführt werden. So können auch einzelne Prozesse heute parallel abgewickelt werden, was auch eine Beschleunigung der Ablauforganisation bedeutet. Quasi als Nebenprodukt dieses Systems existiert ein umfassendes Dokumentenmanagement-System. War es beim Papierakt so, daß eine Einsicht durch andere Sektionen nur in jenen Akten möglich war, wo dies explizit erlaubt war, kann beim elektronischen Akt jeder eingesehen werden, der nicht explizit geschützt ist. Dadurch können ressortweit auf Knopfdruck Informationen zu einem bestimmten Thema eingeholt werden. Ing. Rolf Walden wird am 14. November auf der ADV-Tagung zum Thema "UNISYS Lösungsportfolio für die öffentliche Verwaltung" sprechen und Dr. Thomas Plank hält einen Vortrag zum Thema "Wieviel Internet braucht das Amt? Löst das Internet die Maria-Theresianische Kanzleiordnung ab?".

Ebenfalls in höchst anschaulicher und innovativer Art setzt sich SL Dr. Arthur Winter vom Bundesministerium für Finanzen mit dem Thema Internet auseinander. Mit www.help.gv.at präsentiert er den Start einer neuen Plattform und Drehscheibe für österreichische Behörden im Internet. Diese Homepage soll nach Aussagen von Dr. Winter eine Erleichterung von Amtswegen via Internet und damit größere Bürgernähe bringen. Amtswege kosten der Wirtschaft etwa 3,3 Mrd Schilling pro Jahr, sodaß letztendlich jede Erleichterung, sowie aber jede Einsparung eines Amtsweges einen nachweisbaren Mehrwert liefert. Durch das Internet soll vorab die Erstkontaktnahme und das Informationsgespräch rationeller gestaltet werden, in dem man über die Homepage bereits etwa über Reihenfolge der notwendigen Amtswege und der dazu notwendigen Dokumente informiert wird. Die Vorbereitung für den persönlichen Amtsweg soll in Zukunft www.help.gv.at unterstützen. Dr. Winter hält zu diesem Projekt am 13. November auf der ADV-Tagung nach Staatssekretär Dr. Wolfgang Ruttenstorfer einen Einführungsvortrag mit dem Thema "help.gv.at - Innovative Dienste der öffentlichen Verwaltung".

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